KONAKLAMA İŞLETMELERİNDE ODA MALİYETLERİ

Bir odanın misafire hazır duruma getirilmesinde, birkaç etken sözkonusu olacaktır .

I. KAT HİZMETLERİ AÇISINDAN :

İşletmelerde misafirlerin odalarının hazırlanması ve temizliği, Kat Hizmetleri Departmanın (Housekeeping) görevidir. Departmanların tesis içerisinde giderlerini kıyasladığımız zaman, Housekeeping Departmanının, toplam giderler içerisinde çok büyük bir oran oluşturduğunu görürüz. Odaların hazırlanması aşamasında, departman bazında birkaç tür gider oluşmaktadır .

Konuya girmeden önce, bir kavramı açıklığa kavuşturmakta yarar görüyoruz : Departmanın operasyon içerisinde kullandığı bazı malzemeler vardır ki, aslında demirbaş gibi görünseler de, operasyon sırasında ömürleri bir sezonu geçmez, çok kısa sürede tüketilirler ve biz bunları diğer demirbaşlardan ayrı tutarak, Küçük İşletme Malzemeleri (Small Operating Equipments) adını veriyoruz.

Housekeeping Departmanında SOE (Small Operating Equipments) olarak şu kalemleri sayabiliriz :

a. Oda Tekstili - Room Linen :
(Çarşaf, Yastık, Pike, Yastık Kılıfı, Battaniye, Havlu, vb.)

b. Buklet Malzeme - Guest Supplies :
(Diş Macunu, Diş Fırçası, Ayakkabı Çekeceği, Kibrit, Duş Bonesi, Dikiş Seti, Şampuan, Sabun, Kağıt Mendil,  Tuvalet Kağıdı, Kalem, Sümen, Başlıklı Kağıt, Zarf vb. gibi "MİSAFİRİN TÜKETİMİNE" yönelik malzemeler)

c. Baskılı Evrak ve Kırtasiye (Printed Materials) :
TV Info Card, Maid Report, Oda Arıza Bildirim Formu, vb.)

d. Cam - Porselen (Glass and Chineese) :
( Odalarda kullanılan kül tablaları, bardak, sürahi, vazo vb. malzemeler)

Bu açıklamalardan sonra görüleceği üzere, Housekeeping Departmanının oda operasyonlarında kimyasal ve personel giderleri yanında, SOE giderleri, çok büyük tutarlar oluşturmaktadır.

ODA MALİYET YÖNTEMİ : Odaların temizlik, bakım ve dezenfekte edilmelerinde kullanılan malzemeler, operasyonda büyük miktar ve  tutar oluşturmaktadırlar . Bunların maliyetlendirilmesinde çok dikkatli olunmasında yarar vardır. Geçen ay örneğini verdiğimiz üzere, tüketilen malzemelerin sipariş-satınalma-tesellüm-depo-koltukaltı deposu-tüketim-muhasebeleştirme  akışındaki kontrol kaçakları, oda maliyetlerini ve giderlerini inanılmaz ölçülerde arttıracaktır. Örneğin; bilerek ya da bilmeyerek Cost Controller 'ın dönemsel tüketilmiş tüm kireç çözücü kimyasalı HK Departmanına mal etmesi, oda giderlerini oynatacaktır. Çünkü, kireç çözücü kimyasalları ya da genel temizlik amaçlı kimyasalları en az HK kadar Stewarding Departmanı da kullanmaktadır. Operasyon Malzemelerinin çok dikkatli olunarak departman içi kayıtları ve denetimi  sağlanmalı, dönem sonunda Muhasebe ile mutabakat mutlaka yapılmalıdır. Birçok işletmede hala dönem sonu sayımlarından sonra, Muhasebeden gelen tüketim raporlarının sonuçları esas teşkil etmektedir. Oysa HK Departmanı kendi kayıtlarını düzenli tutarsa, Muhasebede oluşacak olası bir hatayı da önleyebilecektir. Nedir bu kayıtlar ? 1. Sipariş Formları : Satınalması istenen malzemelere ilişkin Genel Yönetim, Satınalma, Muhasebe vb. yetkili makamlarca da onaylanmış Satınalma İstek (Sipariş) Formlarının bir kopyası. 2. Transfer Fişleri : Ana Depodan ve diğer departmanlardan talep edilen-çekilen malzemeler ile, diğer departmanlara verilen malzemelere ilişkin transfer fişlerinin, onaylı bir kopyası. 3. Dönemsel Sayım Sonuçları : Dönemsel olarak yapılan sayım sonuçlarının, onaylı bir kopyası. 4. Tedarikçi firmalardan gelen faturaların bir kopyası. 5. Ekte bir örneğini vereceğimiz, stok kontrol amaçlı bir MS Excel Dosyası : Ek -1  : Stok Kontrol.xls Ekli dosyadaki mantığı şöyle açıklayabiliriz : 5.1. Dönem Başı Stok Mevcudu : Bir önceki dönem sonu Onaylı sayım sonucu ve depo mevcudu ile aynı olmalıdır 5.2. Dönem İçi Satınalmalar : Onaylı Sipariş Fişleri ile Tedarikçiden gelen faturalarla aynı miktarda olmalıdır 5.3. Dönem Sonu Sayım : Dönem sonunda yapılacak sayım miktarları bu kolona girilir. Mevcut stok miktarı, doğru olarak sayılmalı ve girilmelidir. 5.4. Tüketim : ( Dönem Başı Stok + D. İçi Satınalmalar ) - Dönem Sonu Sayım 5.5. Transferler : Diğer departmanlardan gelen gelen (+) ve/veya diğer departmanlara giden (-) malzeme miktarlarıdır. 5.6. Net Tüketim : Tüketim Miktarından Transferler düşüldükten sonra, gerçekten tüketilen malzeme miktarıdır. 5.7. Birim Fiyat : İlgili stok kaleminin dönem içerisinde baz alınacak birim fiyatları. Normal koşullara, tedarikçiden gelen faturadaki fiyatla aynı olmalıdır.  Dönem içerisinde fiyat değişikliği durumunda, Genel Yönetimce belirlenecek maliyet yöntemi ile birim fiyatlar oluşturulur. Örneğin, Aritmetik Ortalama, Aylık Ortalama, Son Giriş Net Fiyatı, FIFO, LIFO, yöntemleri vb. gibi. 5.8. Tüketim Tutarı : Net Tüketim ile Birim Fiyatın çarpımından oluşan toplam maliyet.  (Muhasebe kayıtları ile aynı olmalıdır) 5.9. Oda İstatistikleri :  Dönem içerisinde varolan oda ve satılan oda rakamları ve döviz kurları (Ön bürodan alınır ve Muhasebe ile aynı olmalıdır) a. Satılabilir Oda ve Yatak Sayıları b. Satılan Oda ve Yatak Sayıları c. Complimentary ve House Use Sayıları d. Room Change Odalar (Her oda değişikliği, aynen yeni bir Check In oda gibi maliyet ve hazırlık gerektirir) e. Döviz Kurları (Birim fiyatların ve maliyetlerin, döviz cinsinden hesaplanması için gereklidir.) 6. Oda Başı ve Kişi Başı Maliyetler : Hesaplama şöyle yapılır : 6.1.  Kişi Başı Tüketim Miktarı : Net Tüketim Miktarı / (Ücretli Satılan Yatak Sayısı + House Use Yatak Sayısı + Complimentary Yatak Sayısı + Room Change Odalardaki Yatak Sayısı Toplamı) 6.2. Kişi Başı Tüketim Tutarı : Birim Fiyat ile (Döviz cinsinden de olabilir), Kişi Başı Tüketim Miktarının çarpımından oluşur. Tesiste konaklayan HER KİŞİ için yapılan maliyeti ifade eder. 6.3. Ücretli Kişi Başı Tüketim Miktarı : Net Tüketim / Ücretli Satılan Yatak Sayısı 6.4. Ücretli Kişi Başı Tüketim Tutarı : Birim Fiyat ile (Döviz cinsinden de olabilir), Ücretli Kişi Başı Tüketim Miktarının çarpımından oluşur. Tesiste konaklayan sadece ÜCRETLİ MİSAFİRLER için yapılan maliyeti ifade eder. Buraya kadar kişi maliyetlerini (Cost Per Pax) hesaplamış olduk. Aynı mekanizmayı oda için uygularsak, Oda Maliyetlerini (Cost per Room) bulmuş oluruz : 6.5.  Oda Başı Tüketim Miktarı : Net Tüketim Miktarı / (Ücretli Satılan Oda Sayısı + House Use Oda Sayısı + Complimentary Oda Sayısı + Room Change Oda Sayısı Toplamı) 6.6. Oda Başı Tüketim Tutarı : Birim Fiyat ile (Döviz cinsinden de olabilir), Oda Başı Tüketim Miktarının çarpımından oluşur. Tesisteki HER ODA için yapılan maliyeti ifade eder. 6.7. Ücretli Oda Başı Tüketim Miktarı : Net Tüketim / Ücretli Satılan ODA Sayısı 6.8. Ücretli Oda Başı Tüketim Tutarı : Birim Fiyat ile (Döviz cinsinden de olabilir), Ücretli Oda Başı Tüketim Miktarının çarpımından oluşur. Tesiste konaklayan sadece ÜCRETLİ MİSAFİRLERİN kaldıkları odalar için yapılan maliyeti ifade eder.              * Burada çok sık karşılaşılan bir soruna değinmek istiyoruz : Genelde maliyet (Cost) hesapları yapılırken, temel amaç gerçek misafirler için yapılan harcamaları belirlemektir. Gerçek (Ücretli) misafir başına yapılan harcama bilinirse, (geçen ay değindiğimiz üzere) üstüne kar marjı eklenir ve gerçek satış fiyatları belirlenebilir. Kısaca hedefimiz, "Bize para ödeyen misafire X YTL ye sattığımız odanın bize maliyeti ne kadardır ?" sorusunun yanıtını bulmaktır ya da bir başka deyişle, " Kaç YTL ya da EURO dan satmalıyız ki, zarar etmeyelim ?" düşüncesinin bir sonucudur. Muhasebe teknikleri açısından, House Use ve Complimentary odalar için yapılan maliyetler, satılan malın (hizmet) maliyetine değil, bir şekilde ağırlama-ikram giderlerine dahil olmalıdır şeklinde düşünüyoruz. Bu konu, ayrıca bir tartışma konusu olabilir.

KAT HİZMETLERİNDE ODA MALİYETİ KAPSAMINA GİREN UNSURLAR :

A. Kimyasal Giderleri :

Kat Hizmetlerinde Kimyasal Giderleri, yukarıda açıklanan yöntem ile hesaplanır. Diğer dikkat edilmesi gereken bir konu, Oda kimyasalları ile Çamaşırhane Kimyasallarının birbirlerinden ayrı ele alınmasıdır. Çamaşırhane maliyetlerini ve kimyasallarını ayrıca daha sonraki bölümlerde ele alacağız.

B. Tekstil giderleri :

Otelin odalarda kullandığı tekstil ürünleri ile ilgili giderleri, Kat Hizmetleri Departmanına aittir. Burada oda tekstilinin satın alınması ve bakımı söz konusudur. Yıkama giderleri, çamaşırhane maliyetlerine girer.

Oda Tekstilini, Çarşaf, yastık, yastık kılıfı, battaniye, odalarda kullanılan her türlü havlu, alez, pike vb. malzeme oluşturur ve yukarıdaki yöntem ile hesaplanır.

C. Guest Supplies (Buklet Malzeme) giderleri :

Guest Supplies (Buklet Malzeme), işletmenin odalara konukların tüketmesi amacıyla koyduğu bazı ürünlerdir : Şampuan, sabun, duş bonesi, tuvalet kağıdı, kağıt mendil ve havlu,   diş fırçası, diş macunu, ayakkabı çekeceği, traş seti, dikiş seti, Oda sümeni, başlıklı kağıt, zarf, kalem,  vb. gibi ürünlerden oluşur.

Görüldüğü gibi, tuvalet kağıdı, başlıklı kağıt, zarf, kalem gibi bazı unsurlar, temizlik malzemeleri ya da kırtasiye-basılı belge kategorisinde değil, misafirin tüketimi amaçlı kullanıldığı için, bu kategoride değerlendirilmektedir.

Setin çeşitliliği ve kalitesi, işletmenin politikasına bağlı olarak değişir ve yukarıdaki yöntem ile hesaplanır.


D. Basılı belge ve Kırtasiye giderleri :

Aslında ayrı iki grup olarak ele alınabilecek bazı ürünleri, biz konuyu daha fazla dağıtmamak için tek başlıkta toplamak istedik.

Adından da anlaşılacağı üzere, bu tür ürünlere odalarda kullanılan her türlü basılı döküman (Fact Sheet (Otel Bilgi Formu), Oda TV Bilgi Kartı, vb.) ile;

Otelin konuklara hazırlığı için kullanılan her tür basılı malzeme (HK Report, Floor Supervisor Report, Room Maid Report, WC Check List, vb. bu gruba girer. Daha önceki malzeme grupları gibi, bu grubu oluşturan malzemelerin eşitliliği ve kalitesi, işletmenin politikasına bağlı olarak değişir ve yukarıdaki yöntem ile hesaplanır.

E. Cam-Porselen giderleri :

Diğer gruplardaki malzemelere göre sayıları ve kullanımı daha azdır. Bu grubu, odalarda kullanılan Cam Bardaklar, Kül Tablaları, Vazolar, Şekerlikler vb. malzeme oluşturur ve yukarıdaki yöntem ile hesaplanır.

F. Personel Giderleri :

Odaların temizlik ve bakım işleri ile ilgili personelin her türlü hakedişleri, bu grubu oluşturur.
Bu hakedişleri;

a. Maaşlar,
b. Fazla Mesailer,
c. Tazminatlar,
d. Yemek Bedelleri,
e. Servis-ulaşım Bedelleri,
f. Lojman Bedelleri
g. Üniforma Bedelleri

gibi maliyetler oluşturur ve işletmenin en büyük gider kalemlerinden birisidir.

G. Dekorasyon Giderleri :

İşletmenin tüm dekorasyon fonksiyonlarını, (eğer varsa bir danışman kurum ile birlikte), otelin Kat Hizmetleri Müdürü (Housekeeper) düzenler. Dekorasyon amaçlı her türlü malzeme ve işçilik giderleri bu gruba dahildir.

H. Bakım Giderleri (Temizlik ekipmanları, malzemeleri ve diğer bakım setleri) :

Burada yine aslında birkaç gruba ayrılabilecek malzemelerden söz etmekteyiz.

a. Temizlik Malzemeleri : Kova, faraş, süpürge, çöp kovası, cam jileti, mob, ped, vb.
b. Temizlik Ekipmanları : Presli kova,
c. Bakım Setleri : Halı, Kumaş, metal vb. malzemenin bakımı için gerekli ekstra temizlik ve bakım setleri.

Yukarıdaki yöntem ile hesaplanır.

I. Haşere ile Mücadele Giderleri :

İşletmenin genel alanlarında ve odalarında haşere ile mücadele için yapılacak her türlü danışmanlık, personel ve malzeme gideri, bu gruba dahildir.