1.1. Malzeme Sayımı Tanımı ve Önemi :
Her türlü malzemenin miktar ve adedinin belirlenmesi için yapılan işleme malzeme sayımı denir.
Malzeme sayımı belli aralıklarla (ayda bir, üç ayda bir, sezon başı ve sonu vb.) yapılır. Bu süre işletmenin politikasına uygun olarak Kat Hizmetleri Yöneticisi (Executive Housekeeper) tarafından belirlenir.
Kat Hizmetleri Yöneticisi oda görevlilerine kullandıkları araç gereç ve demirbaşları zimmetler. Zimmet edilen araç gereç ve demirbaşların bakım onarım ve muhafazası zimmet edilen kişiye aittir.
Kat hizmetlerinin çalışmaları ve yapılan iş gereği bazı malzemeler (çarşaf, yastık kılıfı, havlular vb.) zimmet edilse bile kontrolü çok zordur. Bu nedenle özellikle bu malzemelerin düzenli olarak sayılması gerekmektedir.
Fazla ve eksik (konuklar tarafından götürülmüş), saklanmış veya yırtılmış (çalışanların yer bezi, paspas vb. yapmak için yırttıkları da dahil) malzemeler bu sayımlarda ortaya çıkmaktadır. Ayrıca tüm malzemeler gözden geçirilerek, servis dışına çıkması gereken yırtık, sökük, lekeli, vb. malzemeler de bu sayımlarda tespit edilmektedir.
Kat Hizmetleri yöneticisi tarafından bütçe yapılırken sayım sonuçlarının veri olarak kullanılması; ayrıca malzemenin kullanım süresi, yıpranma ve kayıp oranlarının tespit edilebilmesi için de malzeme sayımının doğru ve tam yapılması önem taşır.
1.2. Malzeme Sayımının Nedenleri :
* Standartların oluşturulması
* Gelir ve giderlerin analizini yapmak
* Fiyatlandırmaya yardımcı olmak
* Hata ve hile kaynaklı fire ve zararları önlemek
* Yönetimin karar almasına yardımcıolmak
1.3. Malzeme Sayım Grupları ve Sayım Periyodları :
Kat hizmetleri departmanında sayıma esas olan malzemeler dönüşümlü ve dönüşümsüz malzemeler olmak üzere iki gruba ayrılır.
Bazı malzemeler, sınırlı ömre sahip olmaları, kullanıldıktan sonra temizlenip bakımı yapılarak tekrar kullanıma alınabilmeleri ve doğrudan doğruya kat hizmetleri bölümünün sorumluluğunda olmaları nedeniyle, ayrı bir gruba girer. Bunlara dönüşümlü malzemeler denir. Konaklama işletmelerinde konuklar ya da çalışanlar tarafından çeşitli amaçlarla tüketilen ve bu nedenle de sürekli yenilenmeleri gereken malzemelerse dönüşümsüz malzemeler olarak sınıflandırılır.
1.3.1. Keten- Linen Grubu(Çarşaf, Yastık Kılıfı, Havlu, Yatak Örtüsü, Pike vb .) Kat Hizmetlerinde Kullanılan Çamaşırlar :
Malzeme sayımı periyodik olarak yılda en az dört kere yapılmalıdır. Tarih otelin en uygun olduğu sezon sonu ve başı olmadır. Sezon içindeki sayımlarda, otelin doluluk oranının az olduğu günler seçilmelidir. Sayım esnasında kullanımdaki ve tüm depolardaki; yeni stok mallar, konuk odaları, kat arabaları, kat depoları, kirli çamaşır kazanları, çamaşırhanedeki kirliler, tekerlekli bez eşya dağıtım arabaları, ilave yataklar, bebek yatakları, kanepe yataklardaki tüm bez eşyalar sayılarak sonuçlar, kayda geçirilmelidir.
Düzenli olarak belirlenen aralıkla yapılan bu sayımlar sonucunda, gerçekleşen harcamalarla, bütçe değerlerinin karşılaştırılması, bölüm maliyet kontrolü, ihtiyaç miktarlarının belirlenmesi, israf önleme, personel için gerekli olan eğitimi belirleme gibi
Sayım kontrollerini yaparak, ana döküm sonuçlarına göre; bir önceki sayım sonuçları, sayımın yapıldığıyer, tarih iki sayım arasında satın alınan miktar, ıskarta sayısı, linen par miktarlarıyla verilecek sipariş miktarı elde edilir.
Kat hizmetleri yöneticisi, bölümü içinde durum tespiti yaptıktan sonra, muhasebe bölümüyle bu verilerle mali değerler ve maliyet analizleri yaparak bölümünün çalışmalarındaki etkinlik ve verimliliği ölçme şansına sahip olur.
1.3.2. Büyük Demirbaş Eşyalar (Elektrik Süpürgesi, Cila Makineleri, Halı Yıkama Makineleri, Yataklar, Mobilyalar vb.) :
Bu malzemelerden makine ve ekipmanlar, kullanım yerlerine göre depolanır veya bir yerde toplanır. Bilgi kartlarıyla birlikte, yılda iki kere kontrol ve sayımı yapılır. Tüm yedek parçalar da sayıma dahil edilmelidir.
Yatak, mobilya, televizyon vb malzemeler periyodik olarak yılda en az dört kere sayılmalıdır.
1.3.3. Üniformalar :
12 ay boyunca hizmet veren tesislerde yıl içinde en az iki kez, sezonluk tesislerde ise mutlaka açılış ve kapanış esnasında üniforma sayımı yapmak gerekir. Sayıma kullanımdaki tüm üniformalar ve depo stokları dahil edilmelidir.
Sayım sonuçlarına göre, yapılan kontrollere rağmen halen kaçak veya eksik varsa belirlenip, önlem alınmalıdır. Genellikle önlük, şapka, eşarp, fular gibi aksesuarların kayıp oranı çok daha yüksek olur.
Kat hizmetleri yöneticisi sayımlara nezaret eder. Sayım sonuçlarının sağlıklıçıkabilmesi için üniforma zimmetleme, dağıtım ve hasar tespitlerinin sisteme uygun şekilde yapılması esastır. Sayım yapılırken bölümlere göre kullanımda olan markalanmış üniformalar personele zimmetlenen bilgilere göre kontrol edilir. Genellikle bir takım, daima personel üzerindedir, bir takım da genelde çamaşırhanededir.
Tüm bölümlere ait üniformalar sırasıyla sayıldıktan sonra, Kat Hizmetleri Yöneticisi tarafından, bu dönem sayım sonuçları bir önceki sayım sonuçları ile karşılaştırılır. Varsa eksikler tespit edilir. Üniforma bilgi kartlarına sonuçlar işlenir ve sipariş verilmesi gereken miktar varsa, tespit edilerek gerekli işlemler yapılır. Sezonluk çalışan tesislerde, yapılan kapanış envanteriyle ile bir sonraki sezonun ihtiyaçları saptanır. Personel adına düzenlenmiş üniforma kontrol kartları gelecek sezona kadar tutulur. Sezon başında devam eden personelin kartları, dağıtım yapılırken, mutlaka yenilenir. Ama mümkünse aynı kart numarası verilir.
1.3.4. Cam Porselen Grubu Malzemelerin Sayımı(Kül Tablası, Vazo, Bardak vs.) :
Otel odalarında konukların kullanımına konulan cam ve porselen eşyaların sayımı, her ayın sonunda periyodik olarak yapılır. Eksilen veya kullanılamayacak durumda olanlar tespit edilerek kayıtlardan düşülür.
1.3.5. Temizlik Malzemeleri Küçük Alet ve Ekipmanlar :
Temizlik malzemeleri, küçük alet ve ekipmanlar; kimyasal temizlik maddeleri, temizlik bezleri, kimyasal kapları, kova, süpürge, fırça, mop aparatları ve temizlik eldivenleri bu gruba giren malzemelerdendir.
Housekeeping deposundaki miktarlar, kartoteks sistemiyle devamlı kontrol edilmeli, giriş ve çıkış hareketleri sürekli kayda geçirilmelidir.
Her ay yapılacak fiziki sayım sonuçlarına göre, bir önceki dönemden itibaren kayıtlarda gözüken miktarla eldeki mevcut miktar karşılaştırılıp aradaki fark, tüketim miktarıolarak belirlenir. Tüketilen miktar, tüketilmesi öngörülen miktarla büyük farklılıklar gösterirse ya da gerçek miktar altında kaldıysa kalite standartlarından ödün verildiğini, üstündeyse israf ve kayıp olduğunu belirteceği için bu konuda önlem alınmasını kolaylaştırır.
1.3.6. Buklet ve Kırtasiye Malzemelerini Sayımı :
Konuk odalarında kullanılan buklet ve kırtasiye malzemeleri:
Sümen takımı (antetli kağıt, antetli zarf, arıza kartı, anket formu, otel information, çocuklara yönelik mevcut malzemeler formu, kalem vb.)
WC kâğıdı, klozet bandı vb. olmak üzere otellere göre farklılık gösterebilir. Malzemelerin seçimi yapılırken tesisin büyüklüğü, konuk türü, hizmet seviyesi ve konukların konaklama süreleri göz önünde bulundurulur.
Her ayın on beşinde ve otuzunda, konuk malzemelerinin fiziki sayımı yapılır. Kayıt tutulur, ana depo, kat depoları ve kat arabalarındaki tüm mevcut malzemeler dönem sonunda aynı gün içinde sayılır.
Katlardaki sayımlar, genellikle kat şefleri denetimindedir. Bazı işletmelerde muhasebe sorumluları da sayıma katılır. Konuk malzemeleri, sayım raporu tutulur. Sayım raporunda, sayım günü, kat numarası, sayım sonucu, sayımı yapanın imzası bulunur. Housekeeping iletişim görevlisi tarafından malzemeler listelenerek kat şeflerine dağıtılır. Housekeeping iletişim görevlisi bütün stokların hesabını da tutar.
1.3.7. Mini Bar Malzemeleri Sayımı :
Otel odalarında bulunan mini bar malzemeleri, mini bar görevlisi tarafından her gün sayılarak “Günlük Kontrol Formu" na işlenir.
1.4. Malzeme Sayımında Uyulması Gerekli Kurallar :
* Sayım yapılacak gün ve saat belirlenir.
* Sayım yapılacak alanlar belirlenir
* Sayım yapılacak malzemeler tespit edilerek gruplandırılır.
* Sayım sonuçlarının kaydedilmesi için gruplandırmalara uygun formlar oluşturulur.
* Sayım yapılacağı saatte, çamaşırların hareketi durdurulur :
Çamaşırhaneye kirlileri götürme, temiz çamaşır getirme, şuta kirlileri atma vb). Durdurulmaması halinde aynı malzemenin olduğundan fazla çıkmasına neden olacaktır.
* Sayım, fiili olarak malzemenin bulunduğu alanda yapılır. Sayım yapılan alana gitmeksizin, o oda tek kişilik, nasıl olsa tek kişilik malzeme vardır diye düşünülmemelidir. Konuk ekstra battaniye, havlu vb. almış olabilir. Sayım, fiili olarak yapılmazsa sonuç doğru olmayacaktır.
* Sayılan miktarlar formdaki ilgili sütunlara yazılır
* Tüm alanlardaki malzemelerin sayımı bu şekilde bitirilince malzemeler, cinslerine göre toplanır ve toplam sayı sütununa yazılır
* Sayım, yapan kişi adını soyadını yazar, imzalar ve kat şefine teslim eder.
* Sayım sonuçları envanter tutanaklarına kaydedilir. İlgili yerlere iletilir.(Muhasebe- İşletme Müdürlüğü)
* Sayım sonucu tespit edilen kullanılamaz, onarılamaz diskart malzemeler için, kırık kayıp tespit formu tutulur. Muhasebe departmanına iletilir.
* Discard olarak ayrılan keten ve havlu takımları yıl sonuna kadar muhafaza edilir.
* Discard olarak ayrılan bez eşyaların kaydının, günlük olarak tutulması gerekir.
Ayrılan bez eşyalar, kat hizmetleri yöneticisi tarafından kontrol edilip onaylandıktan sonra, kaydedilir. Ayrıca diskart bez eşyadan yeni çamaşır üretildiğinde de bu bilgi kayda girmelidir. Böylece tesiste bez eşyaların ne şekilde kullanıldığı, nasıl değerlendirildiği ve sipariş verilecek gerekli miktarlar sağlıklı bir şekilde tespit edilebilir.
* Tüm sayımlar envantere geçirildikten sonra, bir yıl öncesiyle mukayese edilir.
* Envanter sayımı yıl sonunda yapılır ve tüm malzemeler (stoklarda dahil) sayılmalıdır.
* Değerlendirilen sayım sonuçlarının ilgili kişilere iletilmesi sağlanır.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder