ÖRGÜTLERDE İLETİŞİM BİÇİMLERİ

Bütün toplumsal etkileşimler iletişim  içerir. İletişimin olmadığı yerlerde örgütler olmayacağından, iletişim bir örgütün can damarıdır.  Örgütlerde üç tür iletişim sistemi vardır. Bunlar biçimsel (resmi), biçimsel olmayan (doğal) ve örgüt dışı iletişim sistemleridir.


 A. BİÇİMSEL (RESMİ) İLETİŞİM SİSTEMLERİ :


Organizasyondaki hiyerarşik yetki yapıyla ilgili olan biçimsel iletişim sistemi, organizasyon içindeki ve organizasyonun çevresi arasındaki bilgi akımını sağlayan kanalları ifade eder. Etkin bir yönetimin olması için, iletişim kanallarında, bilgilerin serbestçe dolaşımına izin verecek biçimde, açık bir sisteme ihtiyaç vardır. Örgütlerde biçimsek iletişim dört yönde hareket eder :

1. Yukarıdan Aşağıya Doğru İletişim :

Organizasyonun hiyerarşik yapısı içerisinde Genel Müdürden başlayıp, emir komuta zincirini izleyerek aşağıya doğru uzanan iletişimdir.  Bu iletimde ulaştırılan; işletmenin politikaları, usulleri, kuralları, emirler ve bilgi talepleridir. Yukarıdan aşağıya doğru iletişim genellikle yazılı olmalı, yalın bir dille kaleme alınmalı ve yalnızca gerekli notları içermelidir.

2. Aşağıdan Yukarıya İletişim :

Aşağıdan yukarıya doğru iletişimde; astların gerekli bilgileri üstlere verme aracı olmaktadır. Yukarı doğru iletişim genellikle astların  verdiği rapor ve tepkilerden oluşur. Astlar, gerek yaptıkları iş, gerekse yönetim hakkındaki düşüncelerini üst makama iletirler. Modern örgütlerde görülen öneri ve şikayet kutuları, grup toplantıları ve açık kapı politikası gibi yöntemler bu tür ile iletişimi geliştirme amacına yöneliktir. Ancak, aşağıdan yukarıya doğru iletişimi engelleyen bir çok etmen söz konusudur :

Bunlar;
 - Fiziksel uzaklık ve erişilemezlik
 - Her kademede bilgilerin değişikliğe uğraması
 - Amirin davranışı
 - Astın statüsü
 - Gelenekler

3.Yatay İletişim :

Aynı örgütsel düzeydeki kişi ve bireyler arasındaki iletişimdir. En önemli işlevi, çeşitli örgütsel birimler için de ve arasında faaliyetlerin  etkinliğini ve uyumunu sağlamaktır. Özellikle modern ve büyük organizasyonlarda aşırı iş bölümünün ortaya çıkardığı farklılaşma ve uzmanlaşma, birimler arası uyumun önemini arttırmakta ve bu nedenle yatay iletişimin önemi artmaktadır.


4.Çapraz İletişim :

Biçimsel iletişim "yukarıdan-aşağıya", "aşağıdan-yukarıya" ve "yatay" biçimde olmak üzere üç şekilde gelişmesinin yanı sıra, bazı durumlarda iletilen bilginin (mesajın) niteliğine göre çapraz bir yol izlediği de görülür. Örneği; bir örgütün üretiminden sorumlu genel müdür yardımcısı, yeni alınan ve deneme aşamasında olan bir makinanın teknik özelliklerini öğrenmek isteyebilir. Bu durumda emir-komuta zincirinin dışına çıkarak çalışan bir mühendisin bilgisine başvurabilir. Bu şekille "çapraz iletişim" gerçekleşmiş olur.


B. BİÇİMSEL OLMAYAN (DOĞAL) İLETİŞİM :

Organizasyonlarda biçimsel iletişimin yanı sıra, biçimsel olmayan iletişimde söz konusudur. Organizasyonlarda biçimsel yapının eksik kalması nedeniyle, işgörenlerin gereksinimlerini karşılamada üzere doğal gruplar oluşturdukları bilinen bir gerçektir. Biçimsel olmayan iletişim genellikle dedikodu ve söylenti şeklinde gerçekleşir.


C. ÖRGÜT DIŞI İLETİŞİM :

Bilindiği gibi organizasyonlar açık sistemlerdir. Sürekli biçimde değişen bir çevre içinde faaliyet gösteren organizasyonlar, yaşamlarını sürdürebilmek ve entropiye uğramamak için örgüt içi iletişim kanalları kadar, örgüt dışı iletişim kanallarını da kullanmak zorundadır. Örgüt dışından gelen bilgiler, örgütün karar merkezinde, yapısında, programları da ve davranış biçimlerinde sürekli düzenleme ve ayarlama yapmalarını gerekli kılmaktadır.

D. GRUPLAR ARASINDAKİ İLETİŞİM :

Organizasyonlarda her bir birimi  (bölümü,departmanı) bir grup olarak kabul edersek, bu grubu oluşturan bireyler arasındaki iletişime değişik modeller gösterilebilir. Bazen gruplardaki iletişim belirli bir kişi etrafında yoğunlaşırken, bazen mesaj bütün grup üyeleri  arasında serbestçe aktarılabilmektedir.

Bu modeller ;

Gruplar arası iletişim modelleri :

Merkezi model : Bu model otorite ve karar alma inisiyatifinin örgütün en üst yöneticisinde toplanmasını temel alan, geleneksel (klasik) örgüt yapı ve felsefesinde sıkça görülen bir modeldir. Grubun bütün üyelerinin merkezi konumdaki yetkili ile bilgi alışverişinde  bulunmalarına karşın, kendi aralarında bir iletişim yaşanmamaktadır. Modelin merkezileşme derecesi yüksek, grup tatmini az, kişisel tatmin yüksek ve iletişim hız ve doğruluk derecesi çok yüksektir.

Y Modeli : Merkezi modelden sonra merkezileşme derecesi en yüksek grup iletişim modelini oluşturur. Daha az sayıdaki iletişim  kanalına sahip olan bu modelde, önderlik tatmini, merkezileşme derecesi ve hız çok yüksek, kişisel tatmin ve doğruluk derecesi yüksek, grup tatmini ile haberleşme kanal sayısı ise düşüktür.

Zincir Modeli : Zincir modelinde iletişim, üyelerin birbirine yakınlık derecesine göre işlendiğinden, grubun bazı üyeleri izole durumda  kalabilir. Böylelikle iletişim işlevsel niteliğini yitirerek, bireyler arası ilişkilerin zayıfladığı ve grup verimliliğinin tehlikeye düştüğü bir  model oluşur. Bu modelde; merkezileşeme derecesi, haberleşme kanalı sayısı, önderlik tatmini, grup tatmini, kişisel tatmin, hız ve  doğruluk derecesi yüksek değildir.

Daire Modeli  : Grupta belirgin bir lider yoktur. Bireylerin herhangi biri iletişimi başlatabilir. Grup üyelerinin birbirleriyle iletişim  olanaklarının bir hayli fazla olduğu daire modelinde, bir tek kişinin iletişim kurması çok zordur. Merkezleşme derecesinin az,  haberleşme kanalının ve grup tatmininin orta, önderlik tatmini, hız ve doğruluk derecesinin düşük olduğu bir modeldir.

Serbest Model : Tüm haberleşeme kanallarının her zaman ve herkese açık olduğu, herkesin herkese hiçbir kısıtlama olmadan  iletişimde bulunduğu bu model demokratik bir modeldir. Merkezileşme ve önderlik tatmin çok az, haberleşme kanalı sayısı ve kişisel  ve grup tatmini çok yüksektir. Ancak, hız ve doğruluk derecesi bu modelde düşüktür.

ÖRGÜTSEL İLETİŞİM ARAÇLARI :

Örgütsel yapı içerisinde ilişkilerin düzenli ve bilinçli olması kadar, bu ilişkilerin nasıl ve hangi araçlarla gerçekleştirileceği de önemlidir. Örgütlerde kullanılacak iletişim araçlarının seçiminde, araçların bilgi aktarımını kolaylaştırıcı, mesajın biçimini ve özünü değiştirmeksizin  iletici, anlaşılır ve  hızlı olmasına dikkat edilmelidir.İşletmelerde bilgi ve haber akışını sağlamak üzere çeşitli iletişim araçları  kullanılmaktadır.

Bunlardan bazıları şunlardır;

1. Yazılı İletişim Araçları :

Mesajın kalıcı olması isteniyorsa, birkaç basamaktan geçerek iletilecek bilginin geçerlilik ve doğruluğunu yitirmeksizin iletilmesini sağlamak üzere, yazılı iletişim araçları kullanılmaktadır.

Yazılı iletişim araçları,
 - Yazılı raporlar
 - İşletme gazetesi
 - Broşür ve el kitapları
 - Afiş, ilan tahtası, bültenlerdir.

2. Sözlü İletişim Araçları :

Herhangi bir konuda işgörenleri aydınlatmak ve bilgi akışını sağlamak amacıyla sözlü bilgi akışını sağlayan iletişim aracıdır.

Sözlü iletişim araçları şunlardır;

 - Konferans ve seminerler
 - Görüşme ve toplantılardır.

3. Görsel İletişim Araçları :

İletişim ve eğitim alanlarında kullanılan ses, resim prodüksiyonları ve bilgisayarla iletişimi içerir. Bu araçlar, tekniklerin (radyo, teyp,  pikap v.b.) görsel (tv, bilgisayar, maket v.b.) kullanılmasıyla gerçekleştirilen iletişimdir.

4. Sözsüz İletişim :

"Eylemlerin sözcüklerden daha sesli konuştuğu" hakkında genel bir kanı vardır. İnsanların yaptıkları hareketler ve ses tonları başkaları  tarafından yorumlanır. Sözsüz iletişim; vücut hareketlerini, ses tonu, fısıldama, mimikler ve mesajı gönderen ile alan arasındaki  uzaklığı kapsamaktadır.