KONAKLAMA İŞLETMELERİNDE YİYECEK MALİYETLERİ

YİYECEK MALİYETLERİ. Her ne kadar günümüzde "Herşey Dahil" ve "Açık Büfe Servis Yöntemi" fırtınaları esse de, bu pansiyon tipinin dışında kalan diğer pansiyon tiplerini ve servis yöntemlerini göz önüne alarak, "Yiyecek Maliyetleri" üzerinde duracağız. Tüm işletmelerde giderler sözkonusu olduğunda, ilk akla gelen kalem, Yiyecek ve İçecek giderleridir. Bilinçli ya da bilinçsiz olarak yiyecek giderleri özel olarak mercek altına alınır. Bir çok hesaplama yöntemi kullanılır.  Biz burada elimizden geldiğince genel olarak kullanılabilecek esasları ele almaya çalışacağız : Konaklama işletmelerinde verimliliğin arttırılması için maliyetlerin etkin bir araç olarak kullanılması, ancak maliyetlerin saptanabilir ve denetlenebilir olması ile mümkündür. Etkin bir yiyecek-içecek maliyet kontrol sistemi ile; a. Kontrolün sağlanabilmesi için gerekli raporların hazırlanması konusunda yönetime yardımcı olacak bilgiler toplanır, b. İşletmenin satış politikası saptanır, c. Yöneticilerin masrafları sınıflandırmaları ve analiz etmeleri sağlanır, d. Belirli süreler içerisinde yapılacak olan yiyecek-içecek harcamaları daha önceden belirlenebilir, e. Herşey Dahil Sistemi dışında kalan; oda, kahvaltı, yarım ve tam pansiyon konaklama sağlayan işletmelerde yiyecek maliyetinin belirlenmesiyle toplam oda satış gelirleri saptanır, f. Satılan yemeklerin maliyetleri tek tek bilineceği için, işletme istediği karlılık oranını maliyetlerin üzerine ekleyerek her yemeğin satış fiyatını belirleyebilir ve g. Personelin istekli ve verimli bir şekilde çalışmasını sağlar. YİYECEK-İÇECEK MALİYET KONTROLÜ : Maliyet; her işletmenin kendi faaliyet konusunu oluşturan mamül ve hizmetleri elde edebilmek için kullandığı çeşitli üretim unsurlarının para ile ölçülen değeridir ya da Maliyet, işletmelerin mal ya da hizmet üretebilmeleri için katlanmak zorunda oldukları fedakarlıklar toplamı olarak tanımlanır. Gider ise; işletmenin faaliyetlerini ve varlığını sürdürebilmesi ve bir gelir elde edebilmesi için kullandığı ve tükettiği mal ve hizmetlerin parasal tutarıdır. Belirli bir dönemde yiyecek-içecek üretimi için yapılan giderlerin, aynı dönemde yiyecek-içecek satışlarından elde edilen gelire oranlanması ile elde edilen yüzdeye, yiyecek-içecek maliyet yüzdesi adı verilir. Yiyecek-İçecek Maliyet Kontrolü ise, yiyecek-içecek maliyet yüzdesinin yüksek çıkmasında etken olan unsurların belirlenmesi ve bunların minimize edilebilmesi için yapılması gereken çalışmaları içeren teknik bir kavramdır. Yiyecek-İçecek maliyet kontrolü; tekrar satılmak üzere ham, yarı-hazır ya da hazır olarak satın alınan yiyecek ve içecek maddeleri üzerinde satın almadan satış noktasına kadar kurulan denetim mekanizmasıdır. Farklı işletmeler için farklı maliyet tanımları yapılsa da, sonuçta aynı ortak noktada buluşulur. Bir işletme beklenenden iyi üretim yapabilir ve bu başarıyı satışlarına da yansıtabilir; ancak etkili bir maliyet kontrolü gerçekleştiremiyorsa, o işletmenin tam anlamıyla başarılı olabileceği düşünülemez. Maliyeti hesaplamanın en önemli işlevlerinden birisini, işletmenin kontrol ve yönetim sistemlerine güncel ve gerçek bilgileri sağlaması oluşturur. Maliyetlere dayalı yapılan kontrolde, üretim için satın alınan mal ve hizmet giderlerinin bütçelenmiş rakamlara göre durumu değerlendirilir. Olası sapmalar bulunarak, sorumlulara iletilir. Gelecek dönemler için gerekli düzenlemeler yapılır. Sunulan yiyeceğin maliyeti sadece yiyecek hammaddesi ile sınırlı değilidr. Bu maliyetler; 1. Yiyecek hammadde maliyetleri, 2. İşgücü maliyetleri, 3. Genel Giderlerdir (Aydınlatma vb. gibi). Yiyecek-içecek sağlayan işletmeler, hangi noktaya ne şekilde ulaşabildiklerini bulmak için, satınalmadan üretime, depolama işleminden satışa kadar tüm evrelerde etkin bir maliyet kontrolüne gerek duyarlar. YİYECEK MALİYET KONTROLÜNDE KARŞILAŞILAN SORUNLAR : 1. Otel işletmelerinin diğer sektörlerde faaliyet gösteren işletmelere oranla küçük olması ve uzmanlaşmanın olmaması, 2. Tersini ileri sürseler de, aslında görevli yöneticiler ve diğer personelin yiyecek-içecek üretimi, maliyetlendirme, fiyatlandırma ve servisi konularında yetersiz olmaları ya da gerekli özeni göstermemeleri, 3.  Yiyecek-İçecek satışlarının büyük bölümünün küçük parçalar halinde olması. Örneğin bir şişe rakının tek olarak, yemeklerin porsiyonlar halinde satılması gibi... 4. Hergün satışa konulan yiyecek-içecek satışlarının ölçü ve çeşit açısından farklı olması. YİYECEK MALİYETİNİN YÜKSEK ÇIKMASININ NEDENLERİ : Yiyeceklerin hazırlanması ve sunumu aşamasında maliyetleri arttıran bazı unsurlarla karşı karşıya kalınabilmektedir. Bunlardan yaygın olanları aşağıdaki gibi özetlenebilir : A. Menü Planlama aşamasında yiyecek maliyetlerinin   yüksek çıkmasının nedenleri : 1. Günün saatlerine, haftanın günlerine ve hava durumuna önem verilmemesi, 2. Menü kartlarının kötü kullanılması, 3. Menünün monotonluğu, 4. Menüdeki düşük ya da yüksek fiyatlı yiyecekler arasındaki dengesizlik, 5. Menüdeki kalemlerin doğru fiyatlandırılmaması. B. Satınalma aşamasında yiyecek maliyetlerinin   yüksek çıkmasının nedenleri : 1. Gereğinden fazla yiyeceklerin satın alınması, 2. Yiyeceklerin pahalı satın alınması, 3. Satınalma yetki ve sorumluluğunun tek elde toplanması, 4. Fatura ve ödemelerdeki denetim eksiklikleri, 5. Araştırma yapmadan verilen siparişler, 6. Tedarikçiler ile işletme personeli arasındaki gizli çıkar anlaşmaları. C. Tesellüm ve Depolama  aşamasında yiyecek maliyetlerinin   yüksek çıkmasının nedenleri : 1. Malzemeyi teslim alanın dürüst olmaması, 2. Fiyat, miktar ve kalite kontrolünün eksikliği, 3. Teslim alma yöntemlerinde yapılan yanlışlıklar, 4. Bozulabilen yiyeceklerin, depolama öncesi uzun süre açıkta bırakılması, 5. Yiyeceklerin depolamada uygunsuz yerleştirilmesi, yanlış ısı ve nemde tutulması, 6. Periyodik envanter sayımlarının yapılmaması, 7. Depolardan yapılan hırsızlık, 8. Yetki ve sorumlulukların tek elde toplanması, 9. Stok çıkışlarında yanlış fiyatlandırma ve uygulamalar. D. Üretim aşamasında yiyecek maliyetlerinin   yüksek çıkmasının nedenleri : Yiyeceklerin hazırlanma aşamasında, maliyetlerin yüksek çıkmasının nedeni daha çok, görevlilerin yiyecekleri ve diğer malzemeleri verimli bir şekilde kullanmamaları ile ilgilidir. Bunun sonucunda ise, yiyeceklerde fiziksel kayıplar meydana gelmektedir. Bunlar, parasal kayıplar olmadıkları için, işletme içi yapılacak düzenlemelerle başarılı sonuçlar almak mümkündür : 1. Ekipman ve teçhizat eksikliği, 2. Sebze ve meyvelerin aşırı ayıklanması, 3. Artıkların yeniden değerlendirilmemesi, 4. Gereğinden fazla hazırlanan yiyecekler, 5. Yanlış ısıda pişirme, 6. Yanlış pişirme yöntemlerinin uygulanması, 7. Standart Reçete Sisteminin uygulanmaması. E. Servis ve Kontrol aşamasında yiyecek maliyetlerinin   yüksek çıkmasının nedenleri : 1. Standart porsiyonlara uyulmaması, 2. Serviste kullanılacak ekipman eksiği, 3. Mutfaktan çıkan yemeğin kontrol edilmemesi, 4. Serviste yapılan dikkatsizlikler, 5. Garson ve kasiyerlerin hırsızlığı, 6. Hesap hataları ve satış envanterinin tutulmaması, 7. Günlük satış denetiminin yapılmaması, 8. Satış ve Maliyet bütçelerinin yapılmaması, 9. Fiyat değişimlerinin takip edilmemesi. YİYECEK MALİYET KONTROLÜ SÜRECİ : 1. Menü Planlaması : Menü, bir işletmenin maliyet, gelir ve kar hedeflerinin gerçekleştirilmesi konusunda belirleyici bir rol oynar. Menü maddelerinin maliyet ve satış fiyatlarının bilinmesi, yiyecek-içecek maliyet yüzdelerinin standartlara göre karşılaştırılmasına olanak sağlar. Menü Planmasında işletmenin sunmayı düşündüğü yiyeceklerin maliyeti ile bunlardan elde edilmesi beklenen gelir analiz edilir. Menü Planlamacılarının görevlerinden birisi, yiyecek maliyetlerini araştırarak, satış fiyatlarını belirlemektir. 2. Satın Almanın Kontrolü : Satınalma, ürünlerin doğru miktarda, doğru kalitede ve doğru kaynaktan elde etmek için yapılan çalışmaların bütünüdür. Otel işletmeleri, gerekli olan yiyecek maddelerini doğrudan üreticilerden satın alabildikleri gibi, bir aracı kuruluştan da satın alabilmektedirler. Satınalma fonksiyonunun kontrolü, yiyeceklerin istenilen kalitede ve uygun fiyattan elde edilmesini sağlar. Kalitesiz ve yüksek fiyatlarla satın alınan herhangi bir yiyecek maddesi, üretim aşamasında verimli bir şekilde değerlendirilemeyeceği gibi sonuçta yiyecek maliyet yüzdesinin de yüksek çıkmasına neden olacaktır. Satınalma işlemlerinde aşağıdaki kurallara dikkat edilmelidir : 1. Diğer malzemelerde olduğu gibi yiyeceklerin ucuzluğu değil, aynı zamanda özelliği dikkate alınmalıdır, 2. Çabuk bozulan ürünler, mümkünse günlük alınmalıdır, 3. Satınalma işlemlerinde mevcut stok seviyesi, iş hacmi ve piyasa fiyatları göz önüne alınmalıdır, 4. Satınalma, teslim alma  ve mutfak bölümleri arasında işbirliği sağlanmalıdır ancak, aynı zamanda Satınalma, Tesellüm, Mutfak ve Muhasebe Departmanları sorumlularının ilişkileri gözardı edilmemelidir. Satınalma fonksiyonunun klasik işleyişi şu şekildedir : 1. Yiyecek İçecek Departmanı gerek duyduğunda bir talep formu hazırlayarak bunu ilgili depoya ulaştırır. 2. Depo sorumlusu,  bu talepleri karşılar. 3. Depoda öngörülen stoğun altına inildiğinde, depo sorumlusu malzeme talep formunu hazırlayarak Satınalma Departmanına gönderir. 4. Satınalma sorumlusu gerekli yiyecek-içecek maddelerini satıcılardan talep eder ve bunu belgelendirerek kayıt ve belgeleri Muhasebe Departmanına iletir. 5. Satıcılar ürünlerini teslim belgeleri ile birlikte teslim alma (Tesellüm) bölümüne ulaştırır. 6. Tesellüm, ürünleri gerekli kontrollerden sonra depoya yollayarak fatura ve diğer ilgili belgeleri Muhasebe Deprtmanına verir. 7. Gerekli belgelerin ulaşmasından sonra Muhasebe Departmanı satıcıya ödemeyi yapar. 3. Teslim Almada (Tesellüm) Kontrol : Teslim alma (Tesellüm) fonksiyonu, satın alınan ve ödeme işlemi yapılan uygun miktarda yiyeceğin kabul edilmesidir. Teslim alma kontrolü, maliyet kontrol süreci içerisinde önemli bir yere sahiptir. Bazı işletmelerin gereken özeni göstermediklerinden dolayı, bu kontrol mekanizmasını yeterince işletemedikleri görülmektedir. Teslim alma kontrolü, teslim alınan malzemelerin sahip olması gereken özelliklerin kontrolünü yapar. Nitelik, nicelik, fiyat, ısı, nem,son tüketim tarihi vb. gibi noktalar bu fonksiyon içinde ele alınan değerlendirmelerden birkaçıdır. Ölçüm, sayım, kalite ve fiyat kontrolleri yapılmadan kesinlikle malzeme teslim alınmamalıdır. Teslim alma yöntemleri, yiyecek maliyet kontrolünün verimli olarak uygulanabilmesi için dikkat gerektiren hususlardır. Bunları üç önemli ana başlıkta toplama olanağı vardır : a. Teslim alma işleminin yapılacağı alanın fiziksel koşullar, yükleme-boşaltma alanının temizliği, güvenliği ve mutfağa açılan koridorların yeterliliği gibi.. b. Gerekli formların doldurulması ve teslim alma fişiyle faturanın karşılaştırılması, sonuç olumlu ise malzemenin kontrolünün yapılması. c. Malzemenin işletmeye ulaşmasından faturanın onaylanmasına kadar tüm teslim alma faaliyetlerinin gözden geçirilmesidir. 4. Depolama Kontrolü : Yiyecek malzemeleri uygun depolarda ve depolama kuralları içerisinde koruma altına alınmalıdır. Depo sorumlusu, depoların fiziksel özellikleri ve yiyeceklerin saklanma koşullarını iyi bilen birisi olmalıdır. İşletmenin yatırım aşamasında depoların konumları iyi belirlenmelidir. Depolar, teslim alma merkezine yakın olmalıdır. Böylelikle ambalajların bozulması ya da kırılma gibi olumsuzluklar önlenmiş olur. Aradaki uzaklık kısaldıkça, fire verme oranı da düşer. Depoların kolay temizlenebilir olması ve girişinde basamak bulunmaması gerekmektedir. Yiyecek malzemeleri depolanırken, şunlara dikkat edilmelidir : 1. Yiyecek maddelerinin depo zeminiyle ilişkileri kesilmelidir. Depo zemini hijyenik koşullarda uygun malzemeyle kaplanmalıdır. 2. Kokusunu dışarı veren ile bu kokuyu çekme özelliğine sahip yiyecekler, aynı depolar içerisine konmamalıdır. 3. Özellikleri benzer malzemeler aynı depolarda gruplandırılmalı, grup içerisine mümkün olduğunca dışarıdan bir madde karıştırılmamalıdır. 4. Depolarda raf düzenlemesine dikkat edilmeli, yiyecekler hava akımı sağlanabilecek şekilde yerleştirilmelidir. 5. Stoklar, dönüşümlü olmalıdır. Yeni malzeme geldiği zaman, eski malzemelere çıkış önceliği tanınmalıdır.Soğutma sisteminin günlük kapasite kontrolü gün içerisinde periyodik olarak yapılmalıdır. Artan yiyecek maddeleri ya da parçalanmış paketlerin öncelikli kullanımı sağlanmalıdır. 6. Depolar, mal çıkışı olmadığı zamanlarda kapalı ve kilitli tutulmalıdır. 7. Pişmiş ve yarı-pişmiş yiyecekler, her zaman bu tip yiyeceklere uygun olarak tasarlanmış soğuk odalarda saklanmalıdır. 8. Yiyecek maddeleri fiyatlandırılarak depolanmalıdır. Bu işlem için depodaki her yiyecek maddesi ayrı bir kart ile izlenir. 5. Stok Kontrolü : Stok kontrolü, işletme için en ekonomik olan stok niceliklerinin, işletmenin üretim, satış ve finansal koşullarını da göz önünde tutarak belirlenmesini ve saptanan bu stok düzeylerinin sürdürülmesini kapsar. Stok kontrolünün amacı, işletmenin isteklerine uygun olarak, gerekli miktar ve nicelikteki stoğu gerekli zamanda en düşük bir yatırıma yol açacak biçimde bulundurmaktır. Depolama, aynı zamanda bir envanter kontrolüdür. Dönem sonlarında depoya girişi ve depodan çıkışı  yapılan yiyecek kayıtlarından, kullanılan malzemenin miktarı ve maliyeti hesaplanabilir. Depolama işlemi yapılırken fiziksel kontroller kadar, raporlama ve kayıt tutma işlemlerinin de kontrolü önemli bir noktadır. Depodaki malzemenin kontolünde, "miktar kartı" ve "stok kartı" kullanılmaktadır. Stok kontrolü, tüm depo alanlarındaki periyodik sayımları içerir. Genellikle aylık olarak düzenlenir ve her ayın son işgünü yapılır. Yöntem, birimlerin miktarlarını hesaplayan ve kayıt formuna (Sayım Listesi) bilgileri kaydeden olmak üzere iki kişiyi içerir. Stok kontrol sisteminde sayımı yapılan departmandan sorumlu bir kişi de yer almaktadır. Departmanlarda ya da depolarda dış etkenler tarafından meydana gelebilecek olası kayıplar için, Zaiyat (Kayıp) Raporları tutulmalıdır. Stok kontrolünün temel amaçları şunlardır : 1. Stokta bulunan malzeme miktarının belirlenmesi : Başlangıç stoğu + dönem içi alımlar - dönem içi çıkışlar = dönem sonu stoğu 2. Tüketimi yavaş olan malzemelerin belirlenmesi. 3. Kayıp ve çalınmalara engel olunması. 4. Stok devir hızını yiyecek gruplarına göre belirlemek. 6. Depodan Çıkarmada Kontrol : Depoya giren ve depodan çıkan her yiyecek grubu, stok kartlarına kayıt edilir. Yiyeceklerin depoya girişleri "satın alma fiyatı" ile yapılırken, depodan çıkışlarında FIFO, LIFO, NIFO ya da Ortalama Değer Yöntemi, vb. gibi  farklı maliyet yöntemleri uygulanabilir.   Depodan çıkarılan malın gerek fiyat, gerekse de ölçü kontrolünün yapılmasında Muhasebe Departmanına önemli görevler düşmektedir : a. Ambar stok kartlarının kontrol edilmesi, b. Talep fişlerinin kontrol edilmesi, c. Envanter sayımlarının yapılması ve d. Belgelerin ikinci kopyalarının birinci kopyalar ile karşılaştırılmasıdır. 7. Üretimin Kontrolü : Kaynakların verimli kullanılması açısından üretim kontrolü aşaması oldukça önemlidir. Yiyecek üretimindeki sorumlu kişilerin yetki ve sorumluluk sınırları çizilerek üretim kayıplarının önüne geçilmesine ve bu kayıpların nerede, kimin tarafından oluştuğunun ortaya çıkarılmasına çalışılmaktadır. Üretim kontrolü, hazırlık ve fiili üretim olmak üzere iki aşamada incelenmelidir. Hazırlık Kontrolü, mutfakta pişirme öncesi ve pişirme sırasındaki işlemleri içerir. Yeterli beceri eksikliği, dikkatsizlik ya da belirlenmiş standartlara uymadaki başarısızlık bu alanda maliyet yükselmelerine yol açar. Fiili Üretimin Kontrolü, tüketilmeden kalan yiyecek miktarını mümkün olduğunca azaltmaktır. Fiili Üretim kontrolünün üç aşaması önemlidir : 1. Planlanmış üretim, 2. Standart Reçete Uygulamaları ve 3. Standart Porsiyon Büyüklükleridir. 8. Satış  (Gelir) Kontrolü : Servis ve satış politikalarına uygun olarak hazırlanan yiyecekler, mevcut ekipman ve personel ile en iyi şekilde sunulmaya çalışılırlar. Özellikle otel işletmelerinde iç satışların önemi göz önüne alınırsa, gelir kontrolünün maliyet kontrol süreci içerisindeki yeri daha iyi anlaşılır. Peşin yiyecek satışlarında en önemli sorun, servis personelinin para ile temaslarıdır. Bunun önüne geçebilmek için bilgisayar destekli yiyecek servis yönetim sistemlerinden yararlanılabilinir. Uygulanan yöntem ne olursa olsun, etkin bir gelir denetiminin sağlabilmesi için Servis Departmanında çalışan personelin yanında Muhasebe Departmanında özellikle kasiyer ve Cost Controller olarak çalışan personelin işlerinde başarılı olmaları gerekmektedir.

Kontrol Şekli  Veri Kaynağı Satınalma Kontrolü Satınalma Sorumlusu Teslim Alma Kontrolü Tesellüm Memuru Depolamada Kontrol Depo Sorumlusu Malzeme Çıkarma Kontrolü Depo Sorumlusu Stok Kontrolü Yiyecek-İçecek Kontrolörü Üretim Kontrolü Mutfak Şefi Satış Kontrolü Muhasebe Departmanı

YİYECEK MALİYET KONTROL SİSTEMLERİ : 1. Yüzde ile Kontrol Sistemi : Yiyecek maliyetinin, yiyecek satışlarının kesin bir yüzde aralığında bulunması ilkesine dayanır.  Bu nedenle, satılan yiyeceğin maliyeti satışlara oranlanır. Eğer oran kabul edilmiş sınırların dışında ise, düzeltici önlemlerin alınması gerekir. ÖRNEK TABLO :   Dönembaşı Envanter           XXX Dönem İçi Alımlar (+) XXX Dönemsonu Envanteri (-) XXX Kullanılan Malzeme Tutarı XXX Dönemiçi Ödenmez Tutarı (-) X Dönemiçi Ağırlama-İkram Tutarı (-) X Dönemiçi diğer departmanlardan Transfer (+) X Dönemiçi Kırık/Bozuk Tutarı (-) X Dönemiçi diğer departmanlara Transfer (-) X Dönemiçi Personel Yemekleri (-) X Satılan Malın Net Maliyeti XX Yukarıdaki yöntemle hesaplanan satılan malın net maliyetinin net yiyecek satışlarına oranlanması  sonucunda elde edilen yüzde, net yiyecek maliyet yüzdesini vermektedir. Bu oran yiyeceklerde genellikle %30-35 olarak kabul görmektedir. 2. Standart Maliyet Yöntemi : Sanayi işletmelerinde olduğu gibi, otel işletmelerinde de üretimde kullanılan yiyecek malzeme maliyetinin ne olması gerektiğinin önceden kararlaştırılması gerekmektedir. Fiili (gerçekleşen) maliyetler, standart maliyetlerden yüksek ise, sapmanın önlenmesi gerekmektedir. Bu sistemde her yiyeceğin önceden belirlenen standart porsiyon maliyeti ile satılan porsiyon sayısı çarpılarak, o yiyecek kaleminin toplam standart maliyeti bulunur. Her yemeğin toplam standart maliyeti fiili maliyet ile karşılaştırılır. Sistemin yapısı gereği israf, bozulma gibi kayıplar dikkate  alınmadığından, fiili maliyetler daha yüksektir. 3. Tahmini Maliyet Sistemi : Satış analizinden yararlanarak, elde edilen bilgiler üretim planlamasına uygulanarak satışların etkinliği araştırılır, yiyecek maliyetleri önceden belirlenebilir. Hedeflenen satış gelirine ulaşabilmek için, ya satış fiyatları ile porsiyon maliyeti ya da menü listesi yeniden düzenlenir. Satış verilerine dayanarak satınalma ve üretim bölümleri arasında kurulacak işbirliği aşırı üretim ve israfı önler. Tahmini maliyet yöntemi ile, kaynakların etkin kullanımı sağlanırken; personelin de daha verimli çalışması sağlanabilir.