İŞLETMELERDE TEKNİK TEDBİRLER

İşletmelerde teknik tedbirler Yurt içi ve dışından gelen tatilci, nam-ı diğer turist kimliğindeki tüketici, kesesine en uygun ve hesaplı tatil seçeneğine göre otel seçer. Herkesin bütçesi kendi aylık kazancı ile doğru orantılı olduğundan, bazen hesaplar şaşmış olsa bile, kural genellikle değişmez. Tatilci kendi bütçesine göre ödediği tatil harcaması acaba işletmeyi memnun ediyor mudur...

Bu anlayışla gelen tatilcinin otelde beklediği ve karşılaştığı hizmet kriterlerini oluşturan tesisler, genelde ucuz tatilci profilinden şikayet etmekte, ay sonu bilançosu incelendiğinde ise hayal kırıklığı yaşamaktadır. Ucuz tabir edilen oda fiyatların satışları nedeniyle, tesis dolu olsa bile ay sonu gelir/gider raporları incelendiğinde nerede hata yaptık sözü yüksek sesle duyulmaya başlanır. Çare olarak masraf kalemleri kısılır, gıda ürünlerinde kısıtlama, daha ucuz ürün alımları için yeni Satın alma politikaları izlenmeye başlanır. Durumun kontrol altına alındığı sanılır, bir ay daha böyle geçer, müteakip ay sonu raporları incelendiğinde, yine bir yerlerde hata yapıldığı anlaşılır. Bu sefer suçlu sandalyesine aday başta Genel Müdür olmak üzere bazı sanıklar aranmaya başlanır. Oysa değişen pek bir şey olmaz, aynı nakarat çalmaya devam eder. Turistik işletmelerde başta gıda, içecek, temizlik ve personel harcamalarında kısıtlamaya gitmek yarar değil zarar getirir. Bahsedilen bu harcama kalemlerinin gider kısmındaki paylarının toplamı %50'i geçmez. Bu oran, etkin bir Satınalma yönetimi, tecrübeli bir Mutfak Şefi, Personel Müdürü ve Yiyecek & İçecek Müdürünün performanslarına bağlı olarak düşebilir veya daha da yükselebilir. Teknik harcama kalemleri esas alınarak hesaplandığında, kağıt üzerinde gözüken harcama kalemleri genellikle amacına uygun hizmet etmemiş olmakla birlikte her ay sokağa atılan para niteliğindedir. Elbette istinasları vardır ancak İşletme Teknik Müdür tarafından yapılmayan takip ve kontroller neticesinde cihaz, aygıt, makine ve her türlü elektronik ve mekanik parkurlarının işleyişi ve harcadığı enerji Allaha emanet'tir. Yani ilgili cihaz tarafından harcanan enerji, amacına uygun olmamakla birlikte, fazladan sarfiyat yapan ve bunun neticesinde ücretlendirilen birim fiyatı üzerinden hesaplandığında, ortaya fahiş rakamların çıkması kaçınılmazdır. Amacına uygun olmayan ve tespit edilmemiş fazladan harcanan her türlü enerji, ay sonundaki gelir/gider raporlarına yansır ve gider kalemlerinin oranlarını arttırır. Buna paralel olarak düşünülen tasarruf tedbirleri bilinçsizce yapılmakta, sonunda olumsuzluk ve Şikayetlere sebebiyet vermektedir. Son dakikada yapılan müdahaleler neticesinde oluşan böylesi olumsuzluklarda yönetim yine geri adım atar, hamam ve tasın tanışıklığı aynı olmaya devam eder. Neticede işletme sahibinin cebi yanmaya, İşletme Yöneticisinin kafası ağrımaya devam eder. Oysa durumu kurtarmak ve sezon süresince kontrolü elde tutmak son derece kolaydır. Öncelikle niyet önemli olduğunda göre, İşletmenin müsaitlik durumuna göre (kapalı olduğu süresince veya kış operasyonunda belirli oda sayısında çalışılması) ele alınması gereken konuları kısaca şöyle özetleyebiliriz. Yılın belirli bir süresinde hizmet veren bazı tesisler genelde çalışmalarını tamamladıktan sonra kepenkleri kapatırlar, çoğunluk personel bir dahaki sezona çağrılmak üzere işten çıkarılır ve bekleme dönemine geçilir. Böylesi tesislerde usulünce bazı personel muhafaza edilir. Bunun içinde önemli bir yer arz eden teknik servis ekip başı ve personelini artık sıkıntılı ve zamana karşı bir yarış beklemektedir. Bu yazılanlar, normal olması gereken bir durumu ele alarak anlatılmaktadır. Kış uykusuna yatmayan, kimsenin kimseyi uyandırmadığı bir işletme anlayışı tamamen konumuzun dışında tutulmuştur. Teknik Servis departmanın sezon süresince belirlediği ve müşteri yoğunluğundan ve günlük rutin çalışmalardan dolayı fırsat bulamadığı önemli iyileştirme ve düzenleme çalışmalarının zamanı gelmiştir. Buraya kadar anlatılanla tamam, bundan sonrasını hayal gücümüzü kullanarak ve varsayımlardan yola çıkarak oluşturduğumuz senaryo oluşturacaktır. İşletmede sezon süresince sıkıntılara sebebiyet vermiş ve işletmeyi zor durumlarda bırakmış teknik aksaklık ve olumsuzlukların raporlanması çok önemlidir. Burada önemli üç departman Ön Büro, Housekeeping ve Teknik Servis departman yöneticileri Genel Müdür başkanlığında Bir araya gelip önceden hazırladıkları arıza raporları üzerinde tartışmaları ve çözüm üretmeleri gerekir. Teknik anlamda çözüm üretmek başta maddiyat ile ilgili olup daha sonrası tamamen insan zekası ile ilgilidir. Sezon süresince meydana gelen ve Otel müşterilerine yansıyan teknik olumsuzluklar neticede reklamasyona dönüşmekte, müşteriye para iadeleri yapılarak tesis prestij ve maddi kayıplara uğramaktadır. Bunun önüne geçilmesi ve olumsuzlukların asgariye indirilmesi kaçınılmazdır. İşletmede mevcut teknik ünitelerin rutin bakım çalışmaları ancak radikal çözümler üretildikten sonra mümkündür. Olumsuzluğu gidermek manasında radikal çözüm üretmeyen düşünce yapısı aynı olumsuzluk ile rutin olarak ilgilenmek durumundadır. Bu hem zaman hem de boş yere maddi kayıplara sebebiyet verir. İşletmenin kapalı olduğu dönem süresince Teknik Servisin mutlaka ele alması gerektiği bakım çalışmalarını kısaca tekrar beraberce hatırlayalım. Genel alanlar aydınlatma(Fotoselli aydınlatma Sisteminin takılması) Başta Lobby olmak üzere kat koridor ve sahanlıklarında mevcut aydınlatmalarının ele alınması, lüzumsuz aydınlatma elemanlarının devreden çıkarılarak ( ampul ) teknik depoda muhafaza altına alınması. Bu mahallerde fotoselli aydınlatma sistemi uzun vadeli süreçte karlı gözükmektedir. Buna göre bir çalışma ve fiyatlandırma yapılarak fotoselli aydınlatma sistemine geçilmesi, ilk etapta maliyet getirecek olmasına rağmen, uzun vadede tesis açısından büyük bir karlılık yaratır. Tesisin inşaat aşamasında yapılmış normal (şalterli) aydınlatma sistemi, ışıkların sabaha kadar yanmasına sebebiyet vermekte olup gereksiz enerji sarfiyatını körüklemektedir. Oda Soğutma hava sistemleri. (Filtre ve ızgara petek temizliği) Odalarda mevcut soğutma sistemlerinin sezon başı öncesinde mutlaka filtre temizliklerinin yapılması ve pas çözücü spreyler ile temizlenmesi gerekir. Yıllık olarak yapılan bu çalışma cihazın maksimum düzeyde çalışmasını sağlar ve istenen randımanı verir. Filtre temizliği oda içi küvetinde, iç havalandırma ünitesinin spreyle ve su ile temizliği için mutlaka sökülmesi ve dış alanda yapılması gerekir. Soğutma sistemlerinin ayrıca gaz ayarlarının yapılması randımanlı ve amacına uygun çalışmasını sağlar. Oda balkon kapıları (Kapılara switch takılması) Bu bölümde bulunan balkon kapılarına takılması zaruri olan kapı switch'leri soğutma sistemi açık olduğu esnada kapının açılması ile devre dışı kalacak ve enerjinin kesilmesi sağlanacaktır. Oda'da kalan müşteri klima'nın açık olduğu esnada kapıyı açması odanın ısınmasına sebebiyet verecek ancak çalışmakta olan cihaz OFF konumuna gelecektir. Genel Mahal ve Oda Aydınlatmaları. (Enerji saver ampul kullanılması) Aydınlatma aparat ve abajurlar için uzun ömürlü enerji saver ampullerinin tercih edilmesi. Kesinlikle PİN SPOT olarak tabir edilen yüksek enerji tüketen aydınlatmadan kaçınılması. Oda / Banyo (tuvalet rezervuar iç takımı) Oda mahallerin bulunduğu kat koridorlarında genellikle mevcut olan şaft kapaklarının içinde bulunan su tesisat boru ve vanalarının yarıya kadar kapatılarak rezervuar iç kapağındaki şamandıranın aşağıya düşürülmesi ile su seviyesinin yarıya düşürülmesi sağlanarak fazla su sarfiyatını önlemiş olacaktır. Piyasada mevcut bazı markalarda ayarlanabilir su seviyeli ürünler bulunmaktadır. Şaft kapağında mevcut oda vanalarının yarı yarıya düşürülmesi hem lavabo hem banyodaki su tazyik seviyesini dengeler ve fazladan su sarfiyatı önlenmiş olur. Oda / Televizyon Odalardaki televizyonların temizlik aşamasında ilgili personel tarafından açma kapatma düğmesinden kapatılarak bırakılması. Uygulamanın odayı kullanan müşteri tarafından da yerine getirilmesi için uyarıcı bir yazı hazırlanarak oda içinde muhafaza edilmesi. Teknik Kazan Dairesi Bu mahalde mevcut tüm motor, sirkülasyon pompaları, su tasfiye cihazı, varsa katı yakıt kazanının kontrol edilmesi. Elektrik enerjisi ile çalışan motorların amacına uygun çalıştığının tespit edilmesi. Arıza ve akaklık varsa giderilmesi. Fazladan alınmış ve çalışan, neticede güç üreten ancak işlevsel olarak bir katkı sağlamayan motorların devre dışı bırakılması daha uygun olacaktır. Çamaşırhane Ünitesi Bu ünitede öncelikle çamaşır makinelerinin rutin bakımlarının yapılması. Kapak ayarlarının Sağlıklı hale getirilmesi zaruridir. Bununla birlikte kurutma makinelerinin kontrol altında tutulması gereklidir. Silindir ütünün motorlarının kontrolü, ısı derecelerinin rutin kontrolü, buharın bar kontrolünün günlük olarak yapılması gereklidir. Bu kontrollerin günlük olarak yapılması çeşitli enerji kaçaklarının tespit edilmesinde etkin olur. Soğuk Hava Depoları (Soğuk dereceleri) Bu mahallerde bulunan soğuk hava depolarının ısı derecelerinin sağlıklı olarak çalışmasının sağlanması. Soğutucu ünitelerinin gaz seviyelerinin kontrol edilerek randımanlı çalışır hale getirilmesi. Dip friz ( Deep Freeze ) soğuk derecelerinin sağlıklı hale getirilmesi. Soğuk Hava Depo Kapıları Bu mahallerdeki kapı fitillerinin kontrol edilmesi, gerekiyorsa yeni baştan yaptırılması. Kapı kenar fitilleri zaman aşamasına uğrayarak tam olarak kapanmamakta dolayısı ile ısı ve enerji kaybına sebebiyet vermektedir. Mutfak Ünitesi diğer soğutucu grupları Bu ünitede bulunan tüm soğutucuların elden geçirilmesi, ısı derecelerinin standarda göre ayarlanması ve sağlıklı olarak çalışıyor olmasının sağlanması. Soğuk derecesinin gereğinden fazla yüksek konumda olması halinde enerji sarfiyatına sebebiyet vermektedir. Mutfak / Bulaşıkhane ( Bulaşık Yıkama Makinesi ) Bu ünitede mevcut bulaşık yıkama makinesinin sağlıklı olarak çalıştığından emin olunması. Enerji kayıplarına sebebiyet verebilecek motor ayarlarının yetkili servis tarafından kontrol edilmesinin sağlanması. Mutfak / Bulaşıkhane ( Duş başlıklı aparat ) Bulaşıkhane tabak sıyırma bölümünde duş başlıklı aparat kullanılması su tasarrufunun sağlanması için bulunması gereken bir aparattır. Restaurant / Bar Üniteleri soğutucu grubu Bu ünitelerdeki soğutucu dolaplarının soğuk ayarlarının standarda göre ayarlanması (genellikle 2 inci kademe ayarı uygun düşmektedir) ve amacına uygun olarak çalışmasının sağlanması. Dolapların gaz ayarlarının kontrol edilmesi, gaz basımı gerekiyorsa mutlaka yapılması. Soğutucu grubu kapak ayarları Bu mahallerde bulunan soğutucu tezgah altı dolapları genellikle tesis açıldığında sipariş edilmekte, tesis eskidikçe bu ünitelerde eskimektedir. Özellikle kapakları kullanıcı hatalarından dolayı deforme olmakta, zamanla sağlıklı olarak kapanmamaktadır. Kapakların kapanmaması ısı kayıplarına ve dolayısı ile fazladan enerji tüketimine sebebiyet vermektedir. Teknik Servis günlük Kontrol listesi Teknik servis bölümünde tesisin yapısında göre oluşturulacak günlük bir kontrol listesinin (Daily check List) hazırlanarak rutin olarak kontrol edilerek işlenmesi çok isabetli olacaktır. Bu listenin hazırlanması son 24 saatte harcanan enerji sarfiyatının kontrolü niteliğini taşımaktadır. Buna göre harcanan günlük Ton/Su, KWh/Elektrik, m3/LPG, Ton/Kömür, Ton/Fuel Oil gibi enerji sarfiyatlarını günlük olarak takip etme şansı meydana gelmektedir. Bu veriler sabah saatlerinde yaklaşıl 30-45 dakika gibi bir zaman süresinde tespit edilebilmektedir. Bu veriler İşletme sahibi ve Genel Müdüre rapor edilir. Bu veriler, her hangi bir sapma olmadığı ve doğru olarak kontrol edildiği taktirde, tesisin doluluk oranına paralel günlük olarak yaklaşık aynı rakamlarda çıkacaktır. Aynı doluluk ile geçen son 48 saatte meydana gelen farklı enerji tüketimi bir yerlerde bir yanlış yapıldığını açıkça ifade eder. Listeye yansıyan günlük tüketim sarfiyatları ve çarpanları ay sonundaki reel enerji tüketimini oluşturacaktır. Ben bu yönetimi çalıştığım tesislerde yıllardır uyguladım ve tabir caiz ise ayağımı yorgana göre uzatarak ne üşüdüm ne de terledim. Benden bu kadar, bu listeyi nasıl ve hangi kriterlere göre hazırladınız derseniz, orası artık sizin düşünmeniz ve yapmanız gereken bir iş. Yukarıda yazılan tasarruf tedbirleri mutlaka birçok tesis genel ve teknik yönetimi tarafından uygulanıyordur. Özellikle yeni açılış yapılan bazı tesislerde günümüz modern ve fonksiyonel teknik malzemelerinin kullanılması, amacına daha uygun hizmet vermesini sağlamaktadır. Ancak bazı eski ve yıpranmış tesislerde durum öyle değildir. Genellikle deforme olmuş malzeme amacına uygun hizmet vermemekte, fazladan enerji sarfiyatına sebebiyet vermektedir. Sözümüz zaten daha ziyade bu tür tesisler içindir. Öyle veya böyle sonuçta her türlü bakım ve onarım çalışmadan bir şekilde netice almak mümkündür. Ancak hangi gerekçeden dolayı olursa olsun hiçbir yapılıyor olmasa bile fuzuli yanan ışıkların kapatılması bile maddi ve manen tasarrufu sağlayacaktır. Günümüz dünyasında meydana gelen çeşitli doğal felaketler ve son yıllarda baş gösteren kuraklık ve iklim değişiklikleri beraberinde ciddi tedbirlerin alınmasına yol açmıştır. Kimin ne şekilde ve nasıl uyguladığı pek belli olmasa bile siz siz olun, boş yere yanan ışıkları ve suları kapatın.