Halkla
İlişkiler ( Public Relations ) ile Misafir İlişkileri ( Guest Relations )
maalesef sektörde iş başvurularında bile karıştırılmaktadır.
Guest Relations tesiste bulunan misafirlerin koşulsuz memnuniyetini sağlamak için uğraşır. PR ise işletme çalışanından sahiplerine, bölge halkından hedef kitleye, medyadan kamu kurumlarına kadar çok geniş bir alanda sistematik tanıtım faaliyetleri gösterir.
Bir turistik tesisin tanıtımdaki başarısı büyük reklam harcamaları ile değil, iddialı, benimsenmiş, farklı, kalite standartlarını aşan, gerçekçi ve süreklilik arz eden halkla ilişkiler plan ve stratejileri ile ölçülür.
Turizm sektöründe ismi olan bazı otelcilerin işin başına yüksek ücretlerle tek yetkili olarak getirilmesi ile tesisin kısa sürede marka olacağını düşünen bazı yatırımcıların, toplam kalite yönetimi, koşulsuz misafir memnuniyetinin yanı sıra tesis çalışanlarından, patronuna, çevre halkı ve esnafından sokaktaki aydınlatmaya-kaldırıma kadar kaliteyi topluca oluşturmaktaki yetersizlikler nedeniyle bir tek kişinin üreteceği beklentilerinin yerine gelmesi pek mümkün olmamaktadır.
Tesisler genelde Kraliçeye, Prensese benzetilmektedir. Onun için dünyada bir çok tesisin adına bu sıfatlar, ilaveler konmaktadır. Keza lüks yolcu gemileri, yatlar, lüks arabalarda da estetik, zerafet ve cinsel cazibeyi temsil eden çizgiler, ambians ve ögeler mevcuttur. Moda Showlarında bile süreklilik arzeden ve hemcinsleri tarafından artarak rağbet gören bayan Moda Showlarıdır.
Bu bağlamda, bir otelcinin büyük özveri, emek ve ekip ruhu ile uzun mesailer harcadığı otel, adeta onun ilk ve vazgeçilmez eşi olmaktadır.
PR Müdürlerinin de bu çizgileri taşıyan bayanlardan seçilmesinin nedeni budur.
Ancak şuda bir gerçektir ki, PR konusunda uluslar arası kariyerlere sahip olan bay PR Müdürlerinin bilgi birikimi, background,estetik ve zerafetin centilmen ve karizmatik kişilik özellikleri ile mükemmel temsilciliği ve sözcülüğü uluslararası zincir tesislerde başarı ile üstlendikleri de görülmektedir.
PR Müdürü iletişim, halkla ilişkiler ve otelcilik eğitimi almış, en az bir yabancı dile vakıf, katılımcı, vizyon sahibi, prezantabl, soft yönetim tarzına sahip, yenilikçi, sosyal, medeni cesareti yüksek, sempatik, tebessümü bol ve insanı rahatlatan,yaratıcı, organizatör, dengeleyici, çok iyi dinleyici, bir topluluğu yönetebilen, ikna kabiliyeti yüksek, etkili konuşma ve yazma becerileri olan, analitik düşünceye sahip, sabırlı, dikkatli, detaycı, kıvrak zekalı, pratik, insanı ve doğayı seven, sportif, sağlıklı, şık ve düzenli, evrensel değerlere sahip ve entelektüel, sosyal ve kültürel faaliyetleri yakınen takip eden, kalite sistemlerini bilen, farklı görüş ve kültürlere saygılı, uyumlu, işinin sorumluluklarını taşıyabilen, temsil yeteneği gelişmiş, sakin, dikkat çeken, tesis çalışanından patronlarına, bölge halkından medyaya kadar geniş bir yelpazede bilgilendirici, birleştirici ve sevgi ile koordinasyonu sağlayan kişilik özellik, beceri ve eğitimlerine sahip olmalıdır.
Halkla İlişkiler Müdürü, Genel Müdür ve Satış –Pazarlama Direktörünün koordinasyonunda tesisin Halkla İlişkiler ve İletişim aktivitelerini geliştirmek ve uygulanmasının sağlanmasından sorumludur. Bu aktiviteler şunlardır :
Kamuoyunda tanıtım fırsatı
Basın ile İlişkiler
Seyahat ve Ticaret İlişkileri
Toplum İlişkileri
Tesis içi üretime katılma ve süpervisor’luk yapma
Aylık rapor ve basın bültenleri yazma
Yıllık iletişim planlarını geliştirme
Özel olaylar – promosyonlar
Tesisler, tanıtıma yön vermek için iyi organize olmalı, geleneksel – yöresel ve ayrıcalıklı eşsiz özelliklerinin öne çıkarabilmelidir.
Tesisin imajı ve bu imajı olumlu olarak geliştirecek tanıtım faaliyetleri turizm talebini etkileyen önemli bir unsurdur. Bu tanıtım çabalarının etkin ve yoğun olması tesisin talebinin artmasında önemli bir rol oynamaktadır.
Bugünkü rekabet ortamında tesislerin tanıtımla ilgili bütçeleri daha da artırılmalıdır. Tanıtım harcamalarının tesisin revenüsüne oranı, kişi başına gelir, geceleme sayısı, repeat misafir oranı, misafir profili, market segmentindeki oranlar korelasyon ve regresyon analizleri ve determinasyon katsayısı teknikleri ile ölçülmelidir.
Tanıtımda sadece tesisin değil, bölge ve ülkenin de siyasi-sosyal-kültürel ve ekonomik zenginlik ve istikrarını vurgulayan sloganlar ve mesajlar verilmelidir.
Tanıtım; bir turistik tesisin çevresinde ve pazarlarında olumlu bir imaj oluşturmak ve talebi artırmak amacıyla çeşitli iletişim teknik ve yöntemlerinden yararlanarak anlaşılabilir, sürekli, etkin ve sistematik bir şekilde yürütülen bilgilendirme faaliyetlerini kapsar.
Dış Tanıtım araçları turistik tesislerde Halkla İlişkiler ve Reklam’dır.
Reklam, tesisin bir bedel karşılığında tesisin ürün ve hizmet satışını artırmak amacıyla hedef kitlelere inandırıcılık içeren haberleşme biçimidir.
PR ve Reklam birbirlerine zıt değildir. Tam aksine birbirlerini tamamlayıcı ve destekleyici bir özelliğe sahiptir.
PR, turistik tesisin ürünlerinin, konseptinin, çalışanlarının, aktivite ve fasilitelerinin, vizyon ve misyonunun tanıtımında kullanılan ve temelde tesise konaklamalı ve konaklamasız daha fazla misafir çekmek amacıyla yapılır.
PR tesisin çevresinin ve hedef kitlesinin tesise tutumunu olumlu yönde geliştirmek amacıyla çaba gösterir.
PR’da hedef kitleye mesajın doğrudan yayınlanması için ödeme yapılmaz. Elbette bu çabaların bir maliyeti olacaktır. Ancak yayınlanan mesajları kontrol etmek çok zordur. Şu da bir gerçektir ki hedef kitleye verilen olumlu bir mesaj reklamdan daha etkilidir.
PR, reklam gibi para karşılığı yaptırılan bir tanıtım değildir. PR’da sadece bu faaliyetleri yürüten elemanlara belirli bir bütçe içerisinde ödeme yapılabilir.
PR reklamdan daha inandırıcı, gerçek ve etkili olur.
PR, tesisin politikası, hedefleri, vizyonu ve misyonunun belirlenmesinde rol aldığı gibi, tesisin değişen çevre koşullarına uyum sağlaması ve kar amacının yanı sıra üstlendiği sorumluluğun halka iletilmesini sağlar.
PR tesisin vizyonunu, misyonunu, ticari geçmişini, itibarını, satış ve pazarlama hedeflerini, hedeflediği pazarın tüm ayrıntılarını içeren bir brief hazırlamalıdır.
PR de önemli olan tesisin hangi gazete veya dergide ne kadar çıktığı değil, ne kadar hedef kitlelere ulaşacağı ve kitlelerin verilen mesajı ne kadar algıladıkları ve ne kadarını anımsamalarının önceden hesaplanmasıdır.
PR tesisin hedeflerine ulaşamaması halinde strateji ve planını değiştirmek zorundadır.
PR aktiviteleri belirli dönemlerde performans değerlendirmesi ile ölçülmelidir.
Halkla İlişkilerin yönetim fonksiyonu ve ayrıca pazarlama fonksiyonu vardır.
Tesisler, kısaca halk olarak nitelendirilen çevrelerini oluşturan kişi ve kuruluşların beklentilerini PR’da elde edebilmektedirler.
Bu noktada önemli olan PR’ın doğru ve düzgün olarak yerine getirilmesidir. Sürekli değişen tüketici talep ve beklentileri nedeniyle tesisler hedef kitlelerinin irdelenmesinde PR’dan faydalanmaya özen göstermektedirler.
PR’ın amaçları belirlenmeli, plan ve programları yapılmalı ve hedeflerine uygun gerekli bütçenin hazırlanması kaçınılmazdır.
PR etkin olmalı, inandırıcı ve kesin verilere sahip olmalıdır. Veriler, tesisin hedef kitlelerinde yapılacak talep ve beklenti analizlerine yönelik araştırmalardan elde edilmelidir. Bu araştırmalar hem potansiyel misafir profilini hem de potansiyel misafirlerin tesisten beklentilerini ortaya çıkarabilmeli ve sonuçta halkın desteğini yanına çekebilmelidir.
PR Alanları : Ürün Tanıtımı – Basınla ve Medya ile İlişkiler – Tamamlayıcı İletişim – Lobicilik Faaliyetleri – Danışmanlık Faaliyetleridir.
Halkla İlişkiler Derneği Meslek İlkeleri Yönetmeliğinde belirtildiği gibi Halkla İlişkiler Dernek üyeleri Uluslararası Ahlak Yasasına uymak zorundadırlar.
PR görevlileri milyonlarca kişi ile aynı zamanda temas kurabilen tekniklerin kullanılması gücüne sahiptirler.
Uluslararası Halkla İlişkiler Derneği 72 ülkede üyesi olan ve Birleşmiş Milletler tarafından tanınan bir PR kuruluşudur.
Tesislerde PR’da talebin artırılmasına yönelik faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için tecrübeli halkla ilişkiler şirketlerinden yararlanılabilir.
Tesisin işbirliği içindeki Seyahat Acentaları ve Tur Operatörleri ve diğer işbirliği içinde bulundukları özel ve resmi birimlerin temsilcilerinin tesiste ağırlanması için davet edilmesi, talep çeşitliliğinin sağlanması için PR’a önemli görevler üstlenir.
PR’da müşteri yerine misafir kelimesi kullanılmalıdır.
PR, tesis ile dış çevresi arasında güvenilir bir köprü, aynı zamanda tesisin dışa açılan kapısı ve sözcüsüdür.
PR’ın en etkin faaliyeti basınla olmaktadır.
PR faaliyetleri işletme içinde çalışanların motivasyonu, teşvik edilmesi, tüm personelin ve üst düzey yöneticilerinin ailelerine kadar olumlu ilişkilerin kurulmasında gösterdiği başarı ile ölçülür.
PR personeli motive etmek amacıyla tesis içinde bültenler çıkarır, kutlamalar, spor ve kültürel faaliyetlerde bulunur, böylece işverimini artırır ve tesisin dışarıda daha iyi temsil edilmesini sağlar.
İşletmede çalışanların bağlı olduğu sendikalarla ilişkilerde önemli bir misyon üstlenir. Keza işletme sahipleri ve ortakları da işletmenin faaliyetlerini halkla ilişkilerle takip ederler.
PR’ın işletme dışı hedef kitleleri ise Potansiyel Misafirleri dışında birlikte işbirliği yaptığı Seyahat Acentaları – Tur Operatörleri, Üreticiler, Rakip Tesisler, Sektör Birlikleri ve Örgütleri, Bölge Halkı, Özel ve Kamu Kuruluşları, Medya, Finansal Kuruluşlar, Eğitim ve Kültürel Kurumlardır.
Seyahat Acentaları ve Tur Operatörleri, Üreticiler tesisin olumlu imaj ve güvenilir olmasında ve markalaşma yolunda PR’dan bilgiler edinir.
Rakip tesisler ile bir rekabet içinde olunması doğaldır. Ancak tesisler kendi aralarında işbirliği, dayanışma içinde olmak durumundadırlar. Overbooking, büyük çaplı bölgesel Kongre Organizasyonları, Bölgesel Arıtma – Temizlik – Tanıtma ve Eğitim faaliyetlerinde, Sektördeki üye tesislere sunulan hizmetlerde ve toplantılarda PR’a büyük görev düşmektedir.
Bölge halkı tesisin faaliyetlerinden kaynaklanan istihdam, bölgeye olumlu katkısı nedeniyle karşılıklı menfaatler doğrultusunda iyi ilişkiler sergilemelidir.
5 yıldız bir tesisin çevresinin de otelin yıldızına uygun ortam içermesi için tesislerin bölge halkı ve yönetimi ile iyi ilişkiler içinde olmalı ve bölgesel faaliyetlere ticari üyeliklere katılmaları gerekmektedir.
Kamu kuruluşlarının ve devletin çeşitli organlarının aldıkları kararlar tesislerin hizmet ve kalite standartlarını, maliyet ve kar oranlarını, pazarlama ve satış stratejilerini direkt olarak etkiler. Bu nedenle kamu kurumları ile sektör birlikleri aracılığıyla iyi ilişkiler kurmak ve koordineli çalışmak için PR devreye girmektedir.
Gazete-Dergi-Televizyon ve Radyo gibi medya araçları tesislerin tanıtımında çok önemli görevler üstlenmektedirler. Bu bağlamda PR Yetkilisi bir haberin nasıl oluşturulduğu ve bir gazete veya derginin lay-out’unu, baskı aşamasını da yerinde incelemelidir.
Halkla ulaşmanın en uygun yolu sözlü, yazılı ve görsel medyadan rasyonel bir ilişki ile olur.Bunun için büyük turistik tesisler PR bünyesinde ayrıca bir basın sorumlusu istihdam etmektedirler.
Bankalar ve Finansman Kuruluşları tesislerin kısa ve uzun vadeli sermaye kaynakları olduğundan bu kuruluşlarla iyi ilişkiler ve güven ortamı oluşturmak için PR önem arzeder.
Eğitim ve Kültürel Kurumlar da tesislerin personel eğitimi ve kültürel iş birliğinde Halkla İlişkilere önemli görevler düşmektedir.
HALKLA İLİŞKİLER İÇİN GEREKLİ TEMEL BECERİLER :
Gazeteci gibi yaratıcı yazın, yazılı iletişim sağlayın
Yazılarınızda açık ve net ifade kullanın
Harici iletişimi İngilizce yapın
Basın bültenleri ve dahili bültenleri gazeteci gibi yazın
Gazetecilik ve İletişim eğitimi alın
İlk cümle veya paragrafta kim-ne-ne zaman-nerede-niçin ve nasılı vurgulayın
En önemli bilgiyi bildirinin başına koyun
Ünvanları ve isimleri doğru hecelemek için önceden prova yapın.
Yazıda gerçeklere bağlı kalın
Satış ve Pazarlama promosyonlarında yaratıcı yazın
Doğru-güzel ve hızlı yazmak için yüksek teknik ekipmanlarını kullanın
Konuşma metni yazma ve umuma konuşma konusunda kendinizi geliştirin
Genel Müdür ve Satış Pazarlama Direktörüne konuşma metni hazırlayın
Konuşmacı olarak bir yere davet edildiğiniz taktirde, yeni çekilmiş fotoğrafınızı ve kısa bir biyografinizi ve de konuşacağınız konu başlığını kısaca davet edildiğiniz yere gönderin
Konuşmanın yeri,saati ve konuşma süresini önceden teyit ettirin ve konuşma süresine sadık kalın. Gerekiyorsa teknik ekipmanlarla konuşmanızı zenginleştirin
En az 20 dakikalık konuşma metni yazma becerinizi geliştirin
Daha önceki konuşma metinlerinin bir dosyasını saklayın
Yaptığınız konuşmanın bir fotokopisini davet edildiğiniz yere verin ve bir diğer kopisini de basın için hazır tutun
Konuşma metninizi kolay okunabilecek şekilde bilgisayardan yazın
Yazıda kendinize ara verecek boşluklar sağlayın
Konuşma yaparken dik oturma pozisyonu alın, ses, ışık düzeni ve oturma açınızdan rahatsızlık duymayın
Impromptu Speeches (Hazırlıksız Konuşmalar) yapabilmek için becerilerinizi artırın
Bir toplantıda sahneye konuşmacı olarak davet edilmeden veya konuşmanız başlamadan önce zamandan yararlanın
Aynı konuda başka konuşmacıların ne söyleyip söylemediklerini düşünerek pratik yapın
Konuşma yapacak başka kişileri konuşmaya davet etmeniz istenirse işinizi kısa tutun, tanıştırılan kişi hakkında gerçeklere konsantre olun ve bir öncelik içerisinde konuşmacıları davet edin
Konuşmanızda Grafik ve audiovisual sunum yapın
Konuşmanızda grafikleri kritik edin ve ekipmanlardan yararlanın
Şahsi görünümünüz, makyajınız, aksesuar ve giyiminiz tesisinizin kamuoyunda temsil edecek düzeyde olmasına özen gösterin
HALKLA İLİŞKİLER DOSYALARI :
Basın tanıtım yazılarınız tesisinizin kamuoyundaki imajına uygun olsun
Tanıtım yazılarınızı tesisin Genel Müdürünün onayına sunun
Başka tesislerin tanıtım yazılarını toplayıp değerlendirin
Otele ait mülk ve işletmeleri listeleyin. Şirketin ortakları, hisseleri, diğer tesislerin özelliklerini bu listede belirtin
Hükümet ve Yerel Politikacıların Protokol listesini tedarik edin
Bölgenizdeki Elçilikler ve Konsoloslukların listesini tutun ve onların basın sözcüleri ile kontak kurun
Bölgenizdeki diğer P&R Müdürleri ile iletişim kurun. Karşılıklı tanıtım fırsatları, fikir alışverişi, genel kamuoyu tanıtımında yardımlaşın
Genel Müdürün her zaman tesis içinde bulunamaması nedeniyle Halkla İlişkiler Müdürü olarak tesisin sözcüsü siz olun.
Sözcü olarak yapacağınız konuşmada asla tesis politikasını konuşmayın ve kayıt dışı bir açıklamada bulunmayın
Tesisi arayan medya görevlisine cevap verin. Tüm medya görevlilerine eşit davranın
Onların haberlerini bir şekilde basın yoluyla medyaya duyuracak güçte olduğunu unutmayın
KRİZ İLETİŞİMİ :
İnşaat kazası-Yiyecek İçecek Zehirlenmesi-Yangın vs gibi kriz iletişiminde tesisin güvenliğini esas alın , yanlış bilgi vermeyin
Kriz iletişim planı hazırlayın. Her yıl bu planı gözden geçirin.
Kriz anında sadece sözcü olarak siz açıklamada bulunun
Bir kriz ortaya çıktığında hemen bölge ofisine veya gereken kişilere bilgi verin, talimat alın
Kriz yönetim ekibi oluşturun. Bu ekibe doktor-avukat-müşavir ve belirli yöneticileri ilave edin
Medya için bir basın bildirimi hazırlayın ve kazanın/hadisenin yer aldığını, ancak onu kontrol etmek için gerekli adımların atıldığını bildirin. Sorular gelirse kısa olarak cevaplayın
İlk bildirimde olayın nerede-ne zaman-neyi-kimi etkilediği-şu an ne olacağı-muhtemel bundan sonraki yapılacak şeylerin neler olacağına işaret edin
Bildiriyi gerekirse Genel Müdürle birlikte hazırlayın veya tesisin yasal temsilcisine yaptırın
Medyadan önce bildiriden çalışanları da haberdar edin. Buna ilaveten medyaya tesisin medya için hazırlatılan press-kitini ve fotoğraflarını da dağıtın
Kaza hakkında telefon operatörü ve PR yardımcılarınıza bilgi verin. Her bir telefon görüşmesi için arayan kişi ve yayın organını takip etmek amacıyla kayda geçin
Medya çalışmalarının sürdürülebilmesi için gerekli çalışmaları yapın
Acil medya merkezi kurarak, merkeze bilgi akışı sağlayın
Tesis için konuşacak sözcüyü tesiste görevde bulundurun
Medya merkezleri ile harici telefon görüşmeleri sağlayın
Medya merkezi ve basın odasını açıkça belirleyin
Spekülasyon ve söylentilere mahal vermemek için medya görevlilerine asla ‘’yorum yok’’ demeyin.Gerçek bilgiler sağlayın, açık ve iyi niyetli konuşun
Kaza konusunda spekülasyonlara girmeyin. her şeyi yeterince açıklığı ile bildirin. Kazazedeler vs. açıklamayın.Tesisin misafirlerinin güvenliği, gizliliği ve emniyetini sağlamakla yükümlü olduğunun önemini vurgulayın.
Problemi basına olduğundan ne küçük ne de büyük gösterin
Muhabirlere bilginin ne zaman kendilerine güncelleşeceğini bildirin
Çalışanlarla iletişim yaparak kazayı anlatın ve neler olduğunu, ne tedbirler alındığını, işlemi nasıl etkilediğini bildirin.
Medya için bir panoya bülten bordu asın
Tesis hakkında bir muhabir yayın organında yanlış bir bilgi vermişse kendisi ile kontağa geçip, yanlış ve hatalı durumu düzeltin
Kriz döneminde belli bir süre daha rahat bir ortama kadar reklamlarınızı askıya alın
Kriz öncesi, kriz esnasında ve kriz sonrasında check-list’ler oluşturun
Kazadan önce operasyonel aksiyon planları kurun. Planı yıllık gözden geçirin
Kriz esnasında gerekli telefon ve isim listelerini elinizde bulundurun
Hastalığın veya kazanın bölgesini check edin, gerekli güvenlik ve sağlık önlemlerini aldırın
Uygunsa bölgenin fotoğrafını çekin ve basın turu düzenleyin
Krizden sonra yapılan yardım için ilgililere memnuniyetinizi ve teşekkürlerinizi ifade edin
Medyadaki konu ile ilgili yazıları takip edin, yanlış varsa düzelttirin
Her hangi bir sakınca söz konusu olmadığı durumlarda muhabirleri olayı daha yakınen takip etmeleri için davet edin.
BASIN EKİPMANI OLUŞTURMA :
Tesisin basın ekipmanı için görevli oluşturun
Press kit’ini çekici, bilgilendirici, doğru, güncel ve tam olmasını sağlayın
Basın ekipmanı dosyasını yılda iki kez güncelleştirin ve medya listesindekilere gönderin
Basın kit’ini daima tesiste bulundurun
Tesisin satış ekipmanını asla basın kit’i olarak medya yetkililerine vermeyin. Bu aldatmaca olduğu gibi satış kitinde medyanın istediği her bilgi yoktur.
Basın kit’ini cazip bir klasörde PR Müdürünün kartviziti ile birlikte bulundurun.
Kit’de tesisin fotoğrafı, broşürü, tarife, basın bildirimleri ve bültenleri, tesis hakkında basında çıkan yazılar, kat planı, tesisin tarihçesinden renovasyona kadar backround enformasyon bulundurun
Basın duyurusunu özenle hazırlayın
Tesisteki çok önemli olayları, yeni atanmış üst düzey yöneticileri, yeniş atraksiyonları, özel anları tesisin tanıtımı için bulundurun
Tesise gelen önemli gazetecilerin ve medya görevlilerinin complimentary konaklamasını sağlayın
BASIN GEZİLERİ :
Yıllık İletişim Planının bir gereği olarak Basın Gezileri düzenleyin
Seçkin gazeteci ve medya mensuplarını tesisi tanıtmak ve dostluk kurmak için tesise davet edin
Basın gezisi check-list’leri hazırlayın
Teklif edilen geziden 2 – 3 ay önce hazırlıklarınızı yapın. Öncelikle hava yolu şirketinin rotası, basın indirimi uygulaması ve dönemlerini dikkate alın
Teklifin yapılacağı doğru kişileri belirleyin
Yazılı teklifte davet edilen medya görevlilerinin tirajları, ratingleri, okuyucu ve izleyici detayları, beklenen sonuçları, seyahatin nedenini, ne tip medyaya yönelik olduğunu belirtin
Teklif edilen seyahatten 1 – 2 ay önce ideal yayın organı listesini yukarıdan aşağıya sıralayın
Telefonla ön görüşmeler yapıp, tesisin o gazetenin okuyucuları ile tanışmak istediğini ve bu nedenle teklifte bulunduğunu belirtin
Seyahat için bütçenizi gerekirse revize edin. Genel kural olarak ev sahibi tesis olarak tüm masrafları karşılayın
Davet edilen gazetecileri ve medya görevlilerini hava yolu şirketine bildirin
Davetli medya mensuplarının vize vs. zorunluluklarını ve gerekenleri bildirin ve en az 2 hafta kala her şeyin yolunda olup olmadığını öğrenin
Uçak bileti vs. yi en az 3 hafta önce gönderin
Varış günü transferi sağlayın. Tesise varışta karşılama yapın.
Odadaki wellcome paketinde davetlilerin oda numarası, şehir haritası ve tur bilgilerini içeren ‘’Wellcome to Destination’’ paketini odada bulundurun.
Davetlilerin dönüşünde hemen teşekkür mektubu yazı ve bir hatıra malzemesi gönderin
Oteldeki bu tür olaylar ve toplantıları iyi organize edin ve iyi değerlendirin
Özel olaylar, Seminer ve Kongreler için check-list’leri 2 ay önceden yapmaya başlayın.
Guest Relations tesiste bulunan misafirlerin koşulsuz memnuniyetini sağlamak için uğraşır. PR ise işletme çalışanından sahiplerine, bölge halkından hedef kitleye, medyadan kamu kurumlarına kadar çok geniş bir alanda sistematik tanıtım faaliyetleri gösterir.
Bir turistik tesisin tanıtımdaki başarısı büyük reklam harcamaları ile değil, iddialı, benimsenmiş, farklı, kalite standartlarını aşan, gerçekçi ve süreklilik arz eden halkla ilişkiler plan ve stratejileri ile ölçülür.
Turizm sektöründe ismi olan bazı otelcilerin işin başına yüksek ücretlerle tek yetkili olarak getirilmesi ile tesisin kısa sürede marka olacağını düşünen bazı yatırımcıların, toplam kalite yönetimi, koşulsuz misafir memnuniyetinin yanı sıra tesis çalışanlarından, patronuna, çevre halkı ve esnafından sokaktaki aydınlatmaya-kaldırıma kadar kaliteyi topluca oluşturmaktaki yetersizlikler nedeniyle bir tek kişinin üreteceği beklentilerinin yerine gelmesi pek mümkün olmamaktadır.
Tesisler genelde Kraliçeye, Prensese benzetilmektedir. Onun için dünyada bir çok tesisin adına bu sıfatlar, ilaveler konmaktadır. Keza lüks yolcu gemileri, yatlar, lüks arabalarda da estetik, zerafet ve cinsel cazibeyi temsil eden çizgiler, ambians ve ögeler mevcuttur. Moda Showlarında bile süreklilik arzeden ve hemcinsleri tarafından artarak rağbet gören bayan Moda Showlarıdır.
Bu bağlamda, bir otelcinin büyük özveri, emek ve ekip ruhu ile uzun mesailer harcadığı otel, adeta onun ilk ve vazgeçilmez eşi olmaktadır.
PR Müdürlerinin de bu çizgileri taşıyan bayanlardan seçilmesinin nedeni budur.
Ancak şuda bir gerçektir ki, PR konusunda uluslar arası kariyerlere sahip olan bay PR Müdürlerinin bilgi birikimi, background,estetik ve zerafetin centilmen ve karizmatik kişilik özellikleri ile mükemmel temsilciliği ve sözcülüğü uluslararası zincir tesislerde başarı ile üstlendikleri de görülmektedir.
PR Müdürü iletişim, halkla ilişkiler ve otelcilik eğitimi almış, en az bir yabancı dile vakıf, katılımcı, vizyon sahibi, prezantabl, soft yönetim tarzına sahip, yenilikçi, sosyal, medeni cesareti yüksek, sempatik, tebessümü bol ve insanı rahatlatan,yaratıcı, organizatör, dengeleyici, çok iyi dinleyici, bir topluluğu yönetebilen, ikna kabiliyeti yüksek, etkili konuşma ve yazma becerileri olan, analitik düşünceye sahip, sabırlı, dikkatli, detaycı, kıvrak zekalı, pratik, insanı ve doğayı seven, sportif, sağlıklı, şık ve düzenli, evrensel değerlere sahip ve entelektüel, sosyal ve kültürel faaliyetleri yakınen takip eden, kalite sistemlerini bilen, farklı görüş ve kültürlere saygılı, uyumlu, işinin sorumluluklarını taşıyabilen, temsil yeteneği gelişmiş, sakin, dikkat çeken, tesis çalışanından patronlarına, bölge halkından medyaya kadar geniş bir yelpazede bilgilendirici, birleştirici ve sevgi ile koordinasyonu sağlayan kişilik özellik, beceri ve eğitimlerine sahip olmalıdır.
Halkla İlişkiler Müdürü, Genel Müdür ve Satış –Pazarlama Direktörünün koordinasyonunda tesisin Halkla İlişkiler ve İletişim aktivitelerini geliştirmek ve uygulanmasının sağlanmasından sorumludur. Bu aktiviteler şunlardır :
Kamuoyunda tanıtım fırsatı
Basın ile İlişkiler
Seyahat ve Ticaret İlişkileri
Toplum İlişkileri
Tesis içi üretime katılma ve süpervisor’luk yapma
Aylık rapor ve basın bültenleri yazma
Yıllık iletişim planlarını geliştirme
Özel olaylar – promosyonlar
Tesisler, tanıtıma yön vermek için iyi organize olmalı, geleneksel – yöresel ve ayrıcalıklı eşsiz özelliklerinin öne çıkarabilmelidir.
Tesisin imajı ve bu imajı olumlu olarak geliştirecek tanıtım faaliyetleri turizm talebini etkileyen önemli bir unsurdur. Bu tanıtım çabalarının etkin ve yoğun olması tesisin talebinin artmasında önemli bir rol oynamaktadır.
Bugünkü rekabet ortamında tesislerin tanıtımla ilgili bütçeleri daha da artırılmalıdır. Tanıtım harcamalarının tesisin revenüsüne oranı, kişi başına gelir, geceleme sayısı, repeat misafir oranı, misafir profili, market segmentindeki oranlar korelasyon ve regresyon analizleri ve determinasyon katsayısı teknikleri ile ölçülmelidir.
Tanıtımda sadece tesisin değil, bölge ve ülkenin de siyasi-sosyal-kültürel ve ekonomik zenginlik ve istikrarını vurgulayan sloganlar ve mesajlar verilmelidir.
Tanıtım; bir turistik tesisin çevresinde ve pazarlarında olumlu bir imaj oluşturmak ve talebi artırmak amacıyla çeşitli iletişim teknik ve yöntemlerinden yararlanarak anlaşılabilir, sürekli, etkin ve sistematik bir şekilde yürütülen bilgilendirme faaliyetlerini kapsar.
Dış Tanıtım araçları turistik tesislerde Halkla İlişkiler ve Reklam’dır.
Reklam, tesisin bir bedel karşılığında tesisin ürün ve hizmet satışını artırmak amacıyla hedef kitlelere inandırıcılık içeren haberleşme biçimidir.
PR ve Reklam birbirlerine zıt değildir. Tam aksine birbirlerini tamamlayıcı ve destekleyici bir özelliğe sahiptir.
PR, turistik tesisin ürünlerinin, konseptinin, çalışanlarının, aktivite ve fasilitelerinin, vizyon ve misyonunun tanıtımında kullanılan ve temelde tesise konaklamalı ve konaklamasız daha fazla misafir çekmek amacıyla yapılır.
PR tesisin çevresinin ve hedef kitlesinin tesise tutumunu olumlu yönde geliştirmek amacıyla çaba gösterir.
PR’da hedef kitleye mesajın doğrudan yayınlanması için ödeme yapılmaz. Elbette bu çabaların bir maliyeti olacaktır. Ancak yayınlanan mesajları kontrol etmek çok zordur. Şu da bir gerçektir ki hedef kitleye verilen olumlu bir mesaj reklamdan daha etkilidir.
PR, reklam gibi para karşılığı yaptırılan bir tanıtım değildir. PR’da sadece bu faaliyetleri yürüten elemanlara belirli bir bütçe içerisinde ödeme yapılabilir.
PR reklamdan daha inandırıcı, gerçek ve etkili olur.
PR, tesisin politikası, hedefleri, vizyonu ve misyonunun belirlenmesinde rol aldığı gibi, tesisin değişen çevre koşullarına uyum sağlaması ve kar amacının yanı sıra üstlendiği sorumluluğun halka iletilmesini sağlar.
PR tesisin vizyonunu, misyonunu, ticari geçmişini, itibarını, satış ve pazarlama hedeflerini, hedeflediği pazarın tüm ayrıntılarını içeren bir brief hazırlamalıdır.
PR de önemli olan tesisin hangi gazete veya dergide ne kadar çıktığı değil, ne kadar hedef kitlelere ulaşacağı ve kitlelerin verilen mesajı ne kadar algıladıkları ve ne kadarını anımsamalarının önceden hesaplanmasıdır.
PR tesisin hedeflerine ulaşamaması halinde strateji ve planını değiştirmek zorundadır.
PR aktiviteleri belirli dönemlerde performans değerlendirmesi ile ölçülmelidir.
Halkla İlişkilerin yönetim fonksiyonu ve ayrıca pazarlama fonksiyonu vardır.
Tesisler, kısaca halk olarak nitelendirilen çevrelerini oluşturan kişi ve kuruluşların beklentilerini PR’da elde edebilmektedirler.
Bu noktada önemli olan PR’ın doğru ve düzgün olarak yerine getirilmesidir. Sürekli değişen tüketici talep ve beklentileri nedeniyle tesisler hedef kitlelerinin irdelenmesinde PR’dan faydalanmaya özen göstermektedirler.
PR’ın amaçları belirlenmeli, plan ve programları yapılmalı ve hedeflerine uygun gerekli bütçenin hazırlanması kaçınılmazdır.
PR etkin olmalı, inandırıcı ve kesin verilere sahip olmalıdır. Veriler, tesisin hedef kitlelerinde yapılacak talep ve beklenti analizlerine yönelik araştırmalardan elde edilmelidir. Bu araştırmalar hem potansiyel misafir profilini hem de potansiyel misafirlerin tesisten beklentilerini ortaya çıkarabilmeli ve sonuçta halkın desteğini yanına çekebilmelidir.
PR Alanları : Ürün Tanıtımı – Basınla ve Medya ile İlişkiler – Tamamlayıcı İletişim – Lobicilik Faaliyetleri – Danışmanlık Faaliyetleridir.
Halkla İlişkiler Derneği Meslek İlkeleri Yönetmeliğinde belirtildiği gibi Halkla İlişkiler Dernek üyeleri Uluslararası Ahlak Yasasına uymak zorundadırlar.
PR görevlileri milyonlarca kişi ile aynı zamanda temas kurabilen tekniklerin kullanılması gücüne sahiptirler.
Uluslararası Halkla İlişkiler Derneği 72 ülkede üyesi olan ve Birleşmiş Milletler tarafından tanınan bir PR kuruluşudur.
Tesislerde PR’da talebin artırılmasına yönelik faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için tecrübeli halkla ilişkiler şirketlerinden yararlanılabilir.
Tesisin işbirliği içindeki Seyahat Acentaları ve Tur Operatörleri ve diğer işbirliği içinde bulundukları özel ve resmi birimlerin temsilcilerinin tesiste ağırlanması için davet edilmesi, talep çeşitliliğinin sağlanması için PR’a önemli görevler üstlenir.
PR’da müşteri yerine misafir kelimesi kullanılmalıdır.
PR, tesis ile dış çevresi arasında güvenilir bir köprü, aynı zamanda tesisin dışa açılan kapısı ve sözcüsüdür.
PR’ın en etkin faaliyeti basınla olmaktadır.
PR faaliyetleri işletme içinde çalışanların motivasyonu, teşvik edilmesi, tüm personelin ve üst düzey yöneticilerinin ailelerine kadar olumlu ilişkilerin kurulmasında gösterdiği başarı ile ölçülür.
PR personeli motive etmek amacıyla tesis içinde bültenler çıkarır, kutlamalar, spor ve kültürel faaliyetlerde bulunur, böylece işverimini artırır ve tesisin dışarıda daha iyi temsil edilmesini sağlar.
İşletmede çalışanların bağlı olduğu sendikalarla ilişkilerde önemli bir misyon üstlenir. Keza işletme sahipleri ve ortakları da işletmenin faaliyetlerini halkla ilişkilerle takip ederler.
PR’ın işletme dışı hedef kitleleri ise Potansiyel Misafirleri dışında birlikte işbirliği yaptığı Seyahat Acentaları – Tur Operatörleri, Üreticiler, Rakip Tesisler, Sektör Birlikleri ve Örgütleri, Bölge Halkı, Özel ve Kamu Kuruluşları, Medya, Finansal Kuruluşlar, Eğitim ve Kültürel Kurumlardır.
Seyahat Acentaları ve Tur Operatörleri, Üreticiler tesisin olumlu imaj ve güvenilir olmasında ve markalaşma yolunda PR’dan bilgiler edinir.
Rakip tesisler ile bir rekabet içinde olunması doğaldır. Ancak tesisler kendi aralarında işbirliği, dayanışma içinde olmak durumundadırlar. Overbooking, büyük çaplı bölgesel Kongre Organizasyonları, Bölgesel Arıtma – Temizlik – Tanıtma ve Eğitim faaliyetlerinde, Sektördeki üye tesislere sunulan hizmetlerde ve toplantılarda PR’a büyük görev düşmektedir.
Bölge halkı tesisin faaliyetlerinden kaynaklanan istihdam, bölgeye olumlu katkısı nedeniyle karşılıklı menfaatler doğrultusunda iyi ilişkiler sergilemelidir.
5 yıldız bir tesisin çevresinin de otelin yıldızına uygun ortam içermesi için tesislerin bölge halkı ve yönetimi ile iyi ilişkiler içinde olmalı ve bölgesel faaliyetlere ticari üyeliklere katılmaları gerekmektedir.
Kamu kuruluşlarının ve devletin çeşitli organlarının aldıkları kararlar tesislerin hizmet ve kalite standartlarını, maliyet ve kar oranlarını, pazarlama ve satış stratejilerini direkt olarak etkiler. Bu nedenle kamu kurumları ile sektör birlikleri aracılığıyla iyi ilişkiler kurmak ve koordineli çalışmak için PR devreye girmektedir.
Gazete-Dergi-Televizyon ve Radyo gibi medya araçları tesislerin tanıtımında çok önemli görevler üstlenmektedirler. Bu bağlamda PR Yetkilisi bir haberin nasıl oluşturulduğu ve bir gazete veya derginin lay-out’unu, baskı aşamasını da yerinde incelemelidir.
Halkla ulaşmanın en uygun yolu sözlü, yazılı ve görsel medyadan rasyonel bir ilişki ile olur.Bunun için büyük turistik tesisler PR bünyesinde ayrıca bir basın sorumlusu istihdam etmektedirler.
Bankalar ve Finansman Kuruluşları tesislerin kısa ve uzun vadeli sermaye kaynakları olduğundan bu kuruluşlarla iyi ilişkiler ve güven ortamı oluşturmak için PR önem arzeder.
Eğitim ve Kültürel Kurumlar da tesislerin personel eğitimi ve kültürel iş birliğinde Halkla İlişkilere önemli görevler düşmektedir.
HALKLA İLİŞKİLER İÇİN GEREKLİ TEMEL BECERİLER :
Gazeteci gibi yaratıcı yazın, yazılı iletişim sağlayın
Yazılarınızda açık ve net ifade kullanın
Harici iletişimi İngilizce yapın
Basın bültenleri ve dahili bültenleri gazeteci gibi yazın
Gazetecilik ve İletişim eğitimi alın
İlk cümle veya paragrafta kim-ne-ne zaman-nerede-niçin ve nasılı vurgulayın
En önemli bilgiyi bildirinin başına koyun
Ünvanları ve isimleri doğru hecelemek için önceden prova yapın.
Yazıda gerçeklere bağlı kalın
Satış ve Pazarlama promosyonlarında yaratıcı yazın
Doğru-güzel ve hızlı yazmak için yüksek teknik ekipmanlarını kullanın
Konuşma metni yazma ve umuma konuşma konusunda kendinizi geliştirin
Genel Müdür ve Satış Pazarlama Direktörüne konuşma metni hazırlayın
Konuşmacı olarak bir yere davet edildiğiniz taktirde, yeni çekilmiş fotoğrafınızı ve kısa bir biyografinizi ve de konuşacağınız konu başlığını kısaca davet edildiğiniz yere gönderin
Konuşmanın yeri,saati ve konuşma süresini önceden teyit ettirin ve konuşma süresine sadık kalın. Gerekiyorsa teknik ekipmanlarla konuşmanızı zenginleştirin
En az 20 dakikalık konuşma metni yazma becerinizi geliştirin
Daha önceki konuşma metinlerinin bir dosyasını saklayın
Yaptığınız konuşmanın bir fotokopisini davet edildiğiniz yere verin ve bir diğer kopisini de basın için hazır tutun
Konuşma metninizi kolay okunabilecek şekilde bilgisayardan yazın
Yazıda kendinize ara verecek boşluklar sağlayın
Konuşma yaparken dik oturma pozisyonu alın, ses, ışık düzeni ve oturma açınızdan rahatsızlık duymayın
Impromptu Speeches (Hazırlıksız Konuşmalar) yapabilmek için becerilerinizi artırın
Bir toplantıda sahneye konuşmacı olarak davet edilmeden veya konuşmanız başlamadan önce zamandan yararlanın
Aynı konuda başka konuşmacıların ne söyleyip söylemediklerini düşünerek pratik yapın
Konuşma yapacak başka kişileri konuşmaya davet etmeniz istenirse işinizi kısa tutun, tanıştırılan kişi hakkında gerçeklere konsantre olun ve bir öncelik içerisinde konuşmacıları davet edin
Konuşmanızda Grafik ve audiovisual sunum yapın
Konuşmanızda grafikleri kritik edin ve ekipmanlardan yararlanın
Şahsi görünümünüz, makyajınız, aksesuar ve giyiminiz tesisinizin kamuoyunda temsil edecek düzeyde olmasına özen gösterin
HALKLA İLİŞKİLER DOSYALARI :
Basın tanıtım yazılarınız tesisinizin kamuoyundaki imajına uygun olsun
Tanıtım yazılarınızı tesisin Genel Müdürünün onayına sunun
Başka tesislerin tanıtım yazılarını toplayıp değerlendirin
Otele ait mülk ve işletmeleri listeleyin. Şirketin ortakları, hisseleri, diğer tesislerin özelliklerini bu listede belirtin
Hükümet ve Yerel Politikacıların Protokol listesini tedarik edin
Bölgenizdeki Elçilikler ve Konsoloslukların listesini tutun ve onların basın sözcüleri ile kontak kurun
Bölgenizdeki diğer P&R Müdürleri ile iletişim kurun. Karşılıklı tanıtım fırsatları, fikir alışverişi, genel kamuoyu tanıtımında yardımlaşın
Genel Müdürün her zaman tesis içinde bulunamaması nedeniyle Halkla İlişkiler Müdürü olarak tesisin sözcüsü siz olun.
Sözcü olarak yapacağınız konuşmada asla tesis politikasını konuşmayın ve kayıt dışı bir açıklamada bulunmayın
Tesisi arayan medya görevlisine cevap verin. Tüm medya görevlilerine eşit davranın
Onların haberlerini bir şekilde basın yoluyla medyaya duyuracak güçte olduğunu unutmayın
KRİZ İLETİŞİMİ :
İnşaat kazası-Yiyecek İçecek Zehirlenmesi-Yangın vs gibi kriz iletişiminde tesisin güvenliğini esas alın , yanlış bilgi vermeyin
Kriz iletişim planı hazırlayın. Her yıl bu planı gözden geçirin.
Kriz anında sadece sözcü olarak siz açıklamada bulunun
Bir kriz ortaya çıktığında hemen bölge ofisine veya gereken kişilere bilgi verin, talimat alın
Kriz yönetim ekibi oluşturun. Bu ekibe doktor-avukat-müşavir ve belirli yöneticileri ilave edin
Medya için bir basın bildirimi hazırlayın ve kazanın/hadisenin yer aldığını, ancak onu kontrol etmek için gerekli adımların atıldığını bildirin. Sorular gelirse kısa olarak cevaplayın
İlk bildirimde olayın nerede-ne zaman-neyi-kimi etkilediği-şu an ne olacağı-muhtemel bundan sonraki yapılacak şeylerin neler olacağına işaret edin
Bildiriyi gerekirse Genel Müdürle birlikte hazırlayın veya tesisin yasal temsilcisine yaptırın
Medyadan önce bildiriden çalışanları da haberdar edin. Buna ilaveten medyaya tesisin medya için hazırlatılan press-kitini ve fotoğraflarını da dağıtın
Kaza hakkında telefon operatörü ve PR yardımcılarınıza bilgi verin. Her bir telefon görüşmesi için arayan kişi ve yayın organını takip etmek amacıyla kayda geçin
Medya çalışmalarının sürdürülebilmesi için gerekli çalışmaları yapın
Acil medya merkezi kurarak, merkeze bilgi akışı sağlayın
Tesis için konuşacak sözcüyü tesiste görevde bulundurun
Medya merkezleri ile harici telefon görüşmeleri sağlayın
Medya merkezi ve basın odasını açıkça belirleyin
Spekülasyon ve söylentilere mahal vermemek için medya görevlilerine asla ‘’yorum yok’’ demeyin.Gerçek bilgiler sağlayın, açık ve iyi niyetli konuşun
Kaza konusunda spekülasyonlara girmeyin. her şeyi yeterince açıklığı ile bildirin. Kazazedeler vs. açıklamayın.Tesisin misafirlerinin güvenliği, gizliliği ve emniyetini sağlamakla yükümlü olduğunun önemini vurgulayın.
Problemi basına olduğundan ne küçük ne de büyük gösterin
Muhabirlere bilginin ne zaman kendilerine güncelleşeceğini bildirin
Çalışanlarla iletişim yaparak kazayı anlatın ve neler olduğunu, ne tedbirler alındığını, işlemi nasıl etkilediğini bildirin.
Medya için bir panoya bülten bordu asın
Tesis hakkında bir muhabir yayın organında yanlış bir bilgi vermişse kendisi ile kontağa geçip, yanlış ve hatalı durumu düzeltin
Kriz döneminde belli bir süre daha rahat bir ortama kadar reklamlarınızı askıya alın
Kriz öncesi, kriz esnasında ve kriz sonrasında check-list’ler oluşturun
Kazadan önce operasyonel aksiyon planları kurun. Planı yıllık gözden geçirin
Kriz esnasında gerekli telefon ve isim listelerini elinizde bulundurun
Hastalığın veya kazanın bölgesini check edin, gerekli güvenlik ve sağlık önlemlerini aldırın
Uygunsa bölgenin fotoğrafını çekin ve basın turu düzenleyin
Krizden sonra yapılan yardım için ilgililere memnuniyetinizi ve teşekkürlerinizi ifade edin
Medyadaki konu ile ilgili yazıları takip edin, yanlış varsa düzelttirin
Her hangi bir sakınca söz konusu olmadığı durumlarda muhabirleri olayı daha yakınen takip etmeleri için davet edin.
BASIN EKİPMANI OLUŞTURMA :
Tesisin basın ekipmanı için görevli oluşturun
Press kit’ini çekici, bilgilendirici, doğru, güncel ve tam olmasını sağlayın
Basın ekipmanı dosyasını yılda iki kez güncelleştirin ve medya listesindekilere gönderin
Basın kit’ini daima tesiste bulundurun
Tesisin satış ekipmanını asla basın kit’i olarak medya yetkililerine vermeyin. Bu aldatmaca olduğu gibi satış kitinde medyanın istediği her bilgi yoktur.
Basın kit’ini cazip bir klasörde PR Müdürünün kartviziti ile birlikte bulundurun.
Kit’de tesisin fotoğrafı, broşürü, tarife, basın bildirimleri ve bültenleri, tesis hakkında basında çıkan yazılar, kat planı, tesisin tarihçesinden renovasyona kadar backround enformasyon bulundurun
Basın duyurusunu özenle hazırlayın
Tesisteki çok önemli olayları, yeni atanmış üst düzey yöneticileri, yeniş atraksiyonları, özel anları tesisin tanıtımı için bulundurun
Tesise gelen önemli gazetecilerin ve medya görevlilerinin complimentary konaklamasını sağlayın
BASIN GEZİLERİ :
Yıllık İletişim Planının bir gereği olarak Basın Gezileri düzenleyin
Seçkin gazeteci ve medya mensuplarını tesisi tanıtmak ve dostluk kurmak için tesise davet edin
Basın gezisi check-list’leri hazırlayın
Teklif edilen geziden 2 – 3 ay önce hazırlıklarınızı yapın. Öncelikle hava yolu şirketinin rotası, basın indirimi uygulaması ve dönemlerini dikkate alın
Teklifin yapılacağı doğru kişileri belirleyin
Yazılı teklifte davet edilen medya görevlilerinin tirajları, ratingleri, okuyucu ve izleyici detayları, beklenen sonuçları, seyahatin nedenini, ne tip medyaya yönelik olduğunu belirtin
Teklif edilen seyahatten 1 – 2 ay önce ideal yayın organı listesini yukarıdan aşağıya sıralayın
Telefonla ön görüşmeler yapıp, tesisin o gazetenin okuyucuları ile tanışmak istediğini ve bu nedenle teklifte bulunduğunu belirtin
Seyahat için bütçenizi gerekirse revize edin. Genel kural olarak ev sahibi tesis olarak tüm masrafları karşılayın
Davet edilen gazetecileri ve medya görevlilerini hava yolu şirketine bildirin
Davetli medya mensuplarının vize vs. zorunluluklarını ve gerekenleri bildirin ve en az 2 hafta kala her şeyin yolunda olup olmadığını öğrenin
Uçak bileti vs. yi en az 3 hafta önce gönderin
Varış günü transferi sağlayın. Tesise varışta karşılama yapın.
Odadaki wellcome paketinde davetlilerin oda numarası, şehir haritası ve tur bilgilerini içeren ‘’Wellcome to Destination’’ paketini odada bulundurun.
Davetlilerin dönüşünde hemen teşekkür mektubu yazı ve bir hatıra malzemesi gönderin
Oteldeki bu tür olaylar ve toplantıları iyi organize edin ve iyi değerlendirin
Özel olaylar, Seminer ve Kongreler için check-list’leri 2 ay önceden yapmaya başlayın.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder