KONAKLAMA İŞLETMELERİNDE MALİYET

Maliyet : Günümüz otelciliğinde bir numaralı kavram... Hemen her şey onun üzerinde şekilleniyor : Genel Konsept, Personel ve İstihdam Politikası, Bütçe Politikaları ve Genel Organizasyon Yapısı ... Bu aydan başlayarak, birkaç sayı boyunca MALİYET kavramı ve ilişkileri üzerinde duracağız. Önce genel anlamda maliyet kavramını açıklayıp, tesislerdeki genel maliyet politikaları üzerinde duracağız. Sonra, departman bazında maliyetlere yöneleceğiz : Yiyecek-İçecek Maliyetleri, Enerji Maliyetleri, Personel Maliyetleri, Odalar ve Çamaşırhane Maliyetleri vb. gibi... Resort Academy' in temel felsefesine  uygun olarak, işlenen konularla ilgili her aşamada yayına katkıda bulunabilirsiniz. Sizlerden gelecek feedback'ler (geribildirim) zaman geçirmeden  izleyicilere ulaştırılacaktır. Dolayısıyla, konu güncel tepkilerinizle dinamik bir yapıda işlenecektir.

GİRİŞ : Günümüzde, özellikle kıyı otellerimizde, işletme ve dolayısıyla satış politikalarının yetersizliği ve satış fiyatlarının düşüklüğü nedeniyle, coğunlukla işletmeler özellikle MALİYET ( Cost ) kavramı üzerinde durmaktadırlar. Herkes, her aşamada cost değerleri üzerinde tartışmaktadır. Yukarıda da belirttiğimiz gibi, her şey (Genel Konsept, İstihdam politikası, Bütçe Politikası, Genel Organizasyon Yapısı, vb. ) adeta Cost ( Maliyet) üzerine inşa edilmektedir. Oysa birinci derecede üzerine gidilecek nokta; artık sadece maliyetleri aşağı çekmek değil, daha öncelikli olarak satış fiyatlarını yukarı çekmektir. Bu nedenle; gider departmanlarının yerine, satış kadrolarının üzerine gitmek gerekir. Satış fiyatlarını arttıramayan işletmeler, hemen maliyetleri düşürmeye çabalamaktadırlar. Oysa, giderler artık dibe vurmuş gibidir. Önce 0-12, sonra 0-14 hatta 0-16 yaş free oda veren satış politikasının üzerine, hala maliyetleri düşürmeye çalışmak nereye kadar çözüm olabilir ? İki yıl sonra 0-20 yaş free oda verilecek ise, bugün maliyet kavramı üzerinde durmak son derece anlamsız olacaktır. Adeta artık aksiyonsuz oda vermek, bir aksiyon durumuna gelmiştir... Daha önceki aylarda belirttiğimiz gibi; Kaç işletmede Satış Departmanı, doluluğu düşürmeden, her yıl düzenli olarak satış fiyatlarını ve oda gelirlerini arttırabilmektedir ?  Satış Departmanlarının başarısı burada belli olacaktır. Biz yine Maliyet konusuna dönelim : Diğer üretim biçimlerinde görüldüğü üzere, üretimin her aşamasında tüketilen mal ve hizmetlerin bir bedeli vardır ve bunların toplamı toplam maliyeti oluşturur. Toplam Maliyetin belirli bir oranı (yüzdesi) bu rakama KAR PAYI (Yüzdesi) olarak eklenerek, PİYASA SATIŞ FİYATI (bedeli) elde edilir. Oysa, işletmelerimizin satış fiyatlarını belirlerken izledikleri yöntem, (rekabete hazırlıksız yakalandıkları için)  yan otelin satış fiyatlarının altına  girmek şeklinde gelişmektedir. Maliyet unsurları ve satış fiyatları o an için önemli değildir, dolayısıyla  yalnızca doluluk yüzdeleri ifade edilmektedir. Yüzde 100 dolu olan işletmelerin karlılık oranları, zaman zaman eksilerde gezmektedir. Bu kez de, zarar ediyoruz endişesi ile apar topar işletme kapatılmakta, personele yol verilmektedir. İşletmeler burada bir karar vermek durumundadırlar : Ya gerçek veriler üzerinde çalışılarak, ne pahasına olursa olsun gerçeği görecekler, işletme ve satış politikalarını buna göre gerçekleştireceklerdir; ya da şu andaki düzene uygun olarak hazırlanmış, gerçekleri ifade etmeyen ve kendi istedikleri doğrultuda bir manzara sergileyen raporlara inanacaklardır. Son koşulda işletmenin akibeti doğal olarak bir soru işareti oluşturacaktır. Bir diğer nokta, kalite-maliyet ilişkisinde yoğunlaşmaktadır : maliyet verilerini incelerken, kalite unsurunu da hesaba katmalıyız. Temel Politikamız, içerisinde bulunduğumuz kısır döngüde fiyatları ve maliyetleri aşağı çekmek değil; tersine kaliteyi, maliyetleri ve fiyatları yukarı çekmektir. Kalite ve dolayısıyla maliyetler yukarı çekilmeden fiyatlar arttırılamaz. Sadece mal kalitesi ve maliyetleri değil, personel kalitesi ve maliyetleri de aynı çerçevede ele alınmalıdır. Bir süredir sektörde niteliği olmayan personel istihdam edilerek, maliyetler düşürülmeye çalışılmaktadır. Oysa bu yöntemle düşen, sadece kalite ve satış fiyatlarıdır. "Sektörden" Sayfamız incelenirse, bu konuda gittikçe yükselen yakınmalar hemen farkedilecektir. Ülkemiz genelinde her işletme "All Inclusive" bir politika izlemek zorunda değildir. İşletmenin fiziksel koşullarının, satış-maliyet ve yönetim poltikasının buna uygun olması gerekir. Her yatırımcının amca oğlunun "Satın Alma Müdürü" olması da zorunlu değildir. Amca oğullarının, bir Satın Alma Müdürü'nün asgari özelliklerini taşıması gerekir. Bütün bunların doğrudan işletmenin maliyet, satış ve genel yönetim politikası ile yakından ilişkileri vardır ve zaman içerisinde konular ilerledikçe aktarılacaktır. Burada ifade edilmek istenen nokta; işletmenin evrensel doğruları kabul ederek, akılcı ve gerçekçi bir politika izlemesi gerekliliğidir. İkinci bir nokta, işletmenin genel yapısında yiyecek-içecek maliyetleri dışında da giderleri vardır. Sadece "F&B Cost" unu ya da sadece personel sayısını ve  ücretlerini düşürerek   işletmenin kurtarılamayacağını artık kendimize itiraf etmeliyiz. GENEL MALİYET POLİTİKASI : Konaklama tesislerinde "Maliyet", giriş bölümünde de belirttiğimiz üzere, birçok unsuru birlikte taşır; tek başına bir anlam taşımaz. Örneğin, ağzımızdan çok kolay çıkabilen "Yiyecek Maliyeti"kavramından söz edebilmek için : Yalnızca misafirlerin tükettiği kişi başı yemek miktarı-tutarı rakamları akla gelmemelidir. İş buraya gelinceye kadar birçok aşama sözkonusudur : 1. Kaç işletmede, bütçe gerçeğe uygundur  ? Bütçe değerleri oluşturulurken; departman yöneticisine "işte senin bütçen bu..." mu denilmektedir; ya da departman yöneticisi ile tartışarak akılcı rakamlar mı oluşturulmaktadır ? Ya da şöyle bir soru soralım : Kalite Yönetimi çalışmalarını  bir kenara bırakırsak, hizmet sektöründe temel unsurumuz olan personelin  tümünün eğitimlerine (gerek mesleki gerekse de kişisel gelişimleri için) bütçenizde ne kadar pay ayırdınız ? Eğer ayırdınız ise,  Bu paranın ne kadarını gerçekten bu iş için harcadınız ? Yani bütçeniz gerçeği yansıtıyor mu ? Gerçeği yansıtmayan bir bütçeyi tutturmaya çalışmanın da pek akılcı bir davranış  olduğu söylenemez; boşuna zaman kaybı demektir, zamanınızı daha verimli işlerde harcayınız. Şu andaki yapıda bütçe oluşturmak pek kolay bir iş değildir. İşveren memnuniyeti, personel memnuniyeti ve müşteri memnuniyeti aynı anda bir şekilde sağlanabilir : Kalite anlayışını oluşturmuş, fiyatları buna göre belirlenmiş, bütçe-planlama-denetim mekanizmaları sağlam çalışan ve gerçekten kazanan bir işletme ile ... İşletmenin geleceğini belirleyecek olan personelin kalitesini arttırılamadığı sürece, o işletmenin gerçekten kazanması mümkün değildir. Çünkü, işletmenin bütçesini de aslında sözkonusu personel yapacaktır. 2. Menü Planlaması ne kadar gerçeklere uygun olarak yapılmaktadır ? İşletmenin genel yapısının gereklerini bir tarafa bırakıp; yalnızca bir satış politikası sonucu "Bu dönemin modası Herşey Dahil Uygulamasıdır, işletmeler genellikle bu yönteme başvuruyor" şeklinde bir düşünce ile yola çıkılması durumunda, işletmenin rasyonel (akılcı) politikası oluşturulamaz. Bu tür bir yanlış politika kabul edilmesi durumunda, işletmenin maliyet politikası ile birlikte genel konsepti de iflas etmek durumundadır. 3. Ürünün satın alınmasında oluşan satınalma koşulları nedir ? a. Satınalma Departmanı bu iş için yeterli midir ? b. İşletmenin finansman politikası nedir ? Geç ödeme yapan sorunlu tesisler,  pazarlık avantajlarını yitireceklerdir. c. İşletmenin coğrafi konumu, lojistikte sorun çıkarabilir. 4. Tesellüm (Teslim Alma) aşamasında neler yaşanmaktadır ? İşletmenin gerek duyduğu malzemelerin temininde, dışarıdan satın alınan malzemenin teslimatı aşaması büyük önem taşır : Doğru malzeme, doğru kalitede ve doğru koşullarda (nem, ısı, vb.), doğru miktarda, doğru fiyattan teslim alınmalıdır. 5. İşletmenin Depolama Düzeni nasıldır ? a. Yeterli miktarda ve özellikte depo var mıdır ? Depolama yapamayan işletme, piyasa koşullarında perakende satış fiyatlarına yakın fiyatlarda alım yapmak zorundadır. Piyasadaki fiyat dalgalarından hemen etkilenecektir. Bu durumda Yiyecek Cost'u diye bir politika uygulanamaz; çünkü işletmenin politikaları değil, doğrudan piyasa koşulları geçerli ve belirleyici olacaktır. b. Depolardaki malın özelliğini yitirmemesi için, depoların uygun özelliklere sahip olması gerekmektedir. Depolardaki fire-kayıp oranı nedir ? c. Depocu işin ehli midir ? (Asgari ücretle çalışan,  bir depocunun  depoya ne derece sahip çıkacabileceği tahmin edilebilir...) 6. Stok Kontrolü nasıl yapılmaktadır ? Stok Kontrolü, tüm depo alanlarındaki periyodik sayımları içerir. Depoda muhafaza edilmekte olan malzemelerin raflardaki gerçek miktarları ile, envanter kayıtları birbirini tutmalıdır. Bu amaçla, "Stok Kartı" ve "Miktar Kartı" uygulamaları geliştirilmiştir (Sözkonusu uygulamalara daha sonraki aylarda yer verilecektir). Bu şekilde,  depodaki malzemenin miktarı ve tutarı kontrol altına alınır. Depodaki stok döngüsü şöyle hesaplanır : Dönem Başı Başlangıç Stoğu + Dönem İçi Stok Girişleri  - Dönem İçi Depodan Stok Çıkışları = DÖNEM SONU STOĞU Bu döngü genelde 1 Aylık periyodlarda hesaplanır ve Depodaki stoğun miktarı ve maliyeti hesaplanır. 7. Depodan Mal Çıkarmada Kontrol : Depodan çıkarılan malzemenin; firesiz, herhangi bir kayba uğramadan ve herhangi bir kaçak olmaksızın, talep edilen miktarlarda  doğru departmana transferi gerekmektedir. Bir sonraki aşamada, ilgili departmanın koltuk altı depolarının durumu önem kazanır. Departmanların koltuk altı depolarının durumu nedir ? Sadece F&B departmanlarına dikkat etmek yetmez : Housekeeping, Çamaşırhane ve özellikle Teknik Servis Depolarının durumu ve malzeme dolaşımı kontrol altına alınmalıdır. 8. Üretimin Kontrolü : İşletmenin Mutfağının özellikleri nedir ? a. İşletmenin mutfak kadrosunun yiyecek üretimi ve menü planlaması konularında yeterli olduğunu varsayarak, fiziksel koşullar yiyecek üretimi için uygun mudur ? b. Pişirme teknikleri, eğer varsa Reçete Uygulamaları ve Standart Porsiyonlama gibi unsurlar, üretimde fazlaca malzeme tüketimini engelleyecektir. c. Geri dönüşüm prosedürü uygun mudur ? 9. Servis Personelinin özellikleri ve tutumu nedir ? 10. Restaurant ya da Büfelerin koşulları unutulmamalıdır. 9. ve 10. maddede "Tüketimin Denetimi" sözkonusudur. Outletin fiziksel koşullarının ve personelin bu denetimde çok büyük oranda etkisi olacaktır ve maliyetleri doğrudan etkileyecektir. Örneğin salonun ısısı, yiyeceklerin büfe ömrü olan 4 saatlik süre için uygun mudur ? Soğuk büfelerdeki yeşillikler ne kadar süre dayanmaktadırlar ? Salondaki Mutfak ve Servis Personeli, yiyeceklerin tüketimine ne derece dikkat etmektedirler ? Salondaki  bazı yiyecekler, Geri Dönüşüm için ne derece uygun koşullarda sergilenmektedir ? Tüm bu soruların yanıtları, Salondaki tüketimin miktarını ve buna bağlı olarak tutarını (maliyet) belirleyecektir. 11. Cost Controller işinin ehli midir ? İşinin ehli birisi yerine sadece "Düşük Ücretli ama niteliği belirsiz" bir Cost Controller ile çalışmak, işletmeye pahalıya patlayabilir... Ayrıca, Cost Controller gerçekte ne derecede söz sahibidir ? Yönetimi ve departmanları elindeki veriler doğrultusunda ne derecede hangi sıklıkta uyarmaktadır ? Yalnızca Ay Sonu Faaliyet Raporunda verilen rakamlar, pek bir işe yaramayacaktır, sadece "Gereken Yerlere Verilmiş bir rapor" özelliği taşıyacaktır. Outletleri, Ana Depoyu, Koltukaltı Depolarını ve Satınalmayı  gözlemleyebilmelidir. Periyodik sayımlarının gerçeğe uygun yapılması sağlanmalıdır. Bilgisayar kayıtlarına sayım sonuçlarını aktarırken, son derece dikkatli olunmalı ve doğru kayıtları girmelidir. 12. Muhasebe kayıtları ne derecede gerçeği yansıtmaktadır ? İşletmelerde Muhasebe Departmanları görevleri gereği diğer departmanların fonksiyonlarını denetler iken; acaba Muhasebe Departmanını kim denetlemektedir ? Departmanlar ile Muhasebe kayıtları arasında "Çapraz Kontrol" kaç işletmede yapılmaktadır ? Departman - Satınalma - Tesellüm - Depo - Muhasebe kayıtları birbirini ne derece tutmaktadır ? Bunu kim, nasıl denetlemektedir ? Kaç departman yöneticisi kendi maliyetlerini iç denetime tabi tutarak, Muhasebe ile mutabakat yapabilmektedir ?      Son söz olarak, örneğimizdeki "Yiyecek Maliyeti", tüm bu unsurların birleşiminden ve bu unsurların buluşma koşullarından oluşur. Görüldüğü gibi, yalnızca misafirin çatalının ucundaki lokma, maliyeti tek başına belirleyen unsur değildir.