ZAMAN YÖNETİMİ

Akan zamana yetişmek

Hız çağında yaşıyoruz, her şey son sürat akıp gidiyor ve biz hiçbir şeye yetişemiyoruz. Zaman avuçlarımızın arasından adeta kayıyor. Ne işimize ne eşimize ne de kendimize ayıracak bir dakikalık vaktimiz yok. Oysa ki boşa geçecek saatlere davetiye çıkaran tuzaklardan kaçmak ve zamanı doğru kullanmak hayatı yakalayarak sonuna kadar tadını çıkarmamızı sağlayacaktır.

Saatlerin değil, ayların, hatta yılların su gibi geçtiği bir çağdayız, işler, randevular, trafikte geçen saatler, geç kalmalar, yetişememeler... Hepimizin cep telefonu olduğu halde, en yakın arkadaşımızı arayacak zaman dahi bulamadığımız günler oluyor... Herkes yoğunluktan ve delicesine bir koşuşturmadan şikayetçi... Zamansızlık en büyük derdimiz. Bir yanda iş hayatı, öbür yanda sevdiklerimiz ve kendimiz... Evet doğru, ekmeğin eskisi gibi, aslanın ağzında değil, pankreasında olduğu bir dönemde yaşıyoruz. 21. yüzyılda, değil işimizden olmak, iş verimimizdeki en ufak bir sarsıntıyı bile kaldıracak halimiz yok. En ufak bir potansiyel zedelenmesi muz kabuğuna basıp kaymış etkisi yapacağından dört elle işe sarılmak yetmiyor, işi kucaklamak gerekiyor. Stresin, kabusların çoğunu da hayatımızın büyük bölümünü geçirdiğimiz iş ortamında yaşıyoruz. Ama hiç birimiz final koşusunda tökezlemeye ya da yarıda bırakmaya niyetli gözükmüyoruz.

Hepimizin genel hedefi zamanı iyi değerlendirmek ve bir günü tam anlamı ile yaşamakta yatıyor. "Bana 24 saat yetmiyor" diyorsanız mutlaka yetmeyen 24 saate bir göz atmak gereki­yor. Acaba bu saatlerin planlı ve programlı kullanılmasında ne kadar başarılısınız? Ne kadarında hiç beklemediğiniz emrivakilerle karşılaşıp, planlarınızı alt üst etmek durumunda kalıyorsunuz. Yapılan araştırmalar gösteriyor ki, en önemli sorun, gün içinde karşılaştığınız tuzaklardan kurtulamamakta gizli...

Bu tuzakların bir kısmı tamamen sizden kaynaklanıyor, bir kısmı da dış etkenlerden geliyor. Özellikle iş yerindeki zama­nı en verimli şekilde kullanmayı istiyorsanız, öncelikle sizi tuzaklara götüren çıkmazları saptamanız gerekiyor.

MÜKEMMELİYETÇİ OLMAK İYİ Mİ ?

İş söz konusu olduğunda, "en iyi", "en başarılı", "en muhteşem fikirlerin sahibi olmak", "en iyi sözleşmelere imza atmak", "patronu, şefi, müdürü en memnun eden kişi olmak" gibi bir sürü kavram, hep "en" olma özelliğini içinde barındırarak karşımıza çıkıyor. Biz bu "en" ve "in"ler arasında çırpınıp dururken, gözümüz akıp giden zamana takılıyor ve günümüz zaman içinde boğulmakla geçiyor. Ya randevulara yetişilmiyor, ya yazılar bitmiyor, ya evraklar eksilmiyor ya da toplantılardan kopamıyoruz ve içinden çıkılmaz bir kaos etrafımızı sarıyor. Mükemmeliyetçi olarak iş tamamlayacağım derken, aslında işin özünden de sıyrılıveriyoruz. Uzmanlar bu konuda, işlerin harcanan zamandan çok, elde edilen sonuca göre değerlendirildiği görüşünde.

Malumunuz, Japonlar her konuda olduğu gibi zamanı doğru kullanma konusunda da derin araştırmalar yapmışlar ve iş felsefesiyle ilgili kitaplar hazırlamışlar. Bu kitaplar bu gün batı dünyasında da yakından takip ediliyor ve büyük şirketler Profesör Yoji Akao ile ünlü iş adamı Konosuke Matsushika’nın yöntemlerine göre çalışıyorlar.

HOSHİN KANRİ YÖNTEMİ : Her şeyi adım adım planlama, uygulama ve gözden geçirme yöntemi olarak kabul ediliyor. ABD ve Avrupa’da yaylım gösterdiği söyleniyor. Bu yöntem, Vizyona odaklanan, tüm çalışanların gönüllü katılımını sağlayan yaratıcılığı körüklüyor.

birleşiyor. Amaç, çok çalışıp heba olmak değil yani... Evet çok çalışmak ve özünde çok iyi veriler ortaya koymak gerekiyor. Ancak, her çok çalışanın çok verimli olacağı görüşü de tarihe karışıyor. Çok çalışsak da, az yol almak gibi durumlarla karşılaşmak da kaçınılmaz olabiliyor. Çok çalışmanın en iyi fikir olduğuna katılmak da başarıyı ve verimi düşürebiliyor.

SIRALAMA ÇOK ÖNEMLİ :

"Size en çok zaman kaybettiren işleri sıralayın" diyor uzmanlar. Sonra bu sıralamada sizden kaynaklanan payın ne kadar olduğunu belirleyin. Ardından, dış etkenlerden ne kadar etkilendiğinizi de ortaya koyun. Bütün bu sıralamalar tamamlandıktan sonra, önceliklerinizi saptayın. Böylece sizi en çok rahatsız eden tuzaklar alt alta dizilmiş olacak. Artık neden, ne kadar etkilendiğinizi ve sizin en çok neler tarafından kösteklendiğinizi biliyorsunuz. Uzmanlar, iş yerinde veriminizi yüksek tutmanın da altın kuralını sunuyor. Artık gerisi size kalıyor.

MATSUSHİTA’NIN FELSEFESİ :

· Birlikte çalıştığınız kişilere müşteriniz gibi davranın

· En verimli sonucu almanın yolu kendini beğenmişliğe kapılmamaktır.

· Başarınızla övünmeyin, başarısızlığa yerinmeyin

· Başarı size gelmez onu aramak zorundasınız.

· Başkalarının bilgeliğine başvurmak bir bilgelik göstergesi olabilir.

· Mevcut durumu sürdürmek çöküşün başlangıcıdır.

· Vazgeçmeyin, denemeye devam edin.

· Büyük şeyler düşleyin, hedefinizi yüksek belirleyin.

· İşinizi yaparken ne fazla çekingen, ne fazla atılgan olun.

· Tutulmuş bir eleman gibi değil, bir girişimci olarak düşünün.

· Son çivi çakılıncaya kadar iş bitmiş değildir.

· Herkesin yeteneği vardır, tek yapılması gereken bunu keşfetmektir.


ON ALTIN KURAL :

1. Zayıf noktalarınızı bilmeniz sizi zaman kaybetmekten ko­ruyacak. Çünkü içinizdeki düşmanı tanıyacaksınız.

2. Sorunları çözme yönteminin size gereğinden çok zaman kaybettirdiğini unutmayın. Zaman tuzaklarınızı saptadığınızda, sorunları aşmanız da kolaylaşacak. Dışardan gelen etkileri yok etmek için, öncelikle "hayır" demeyi bilmek gerekiyor. Bu da zamanlama şansınızı artıyor.

3. “Çok çalışmak yapılabilecek en iyi iştir” demek tümüyle yanlış bulunuyor. Unutmayın ki, işler harcanan zaman yerine, elde edilen sonuca göre değerlendiriliyor.

4. Sorumluluk vermeyi, gerekirse yetki devretmeyi bilin. Bütün işlerin üstesinden gelmek gibi bir rol üstlenmeyin.

5. Günlük hedefler belirleyerek işe gelin. Böylece zamanı ayırmış olacaksınız. Ayrıca sonuç alınacak işlere öncelik verin. Diğerlerini yeniden programlayın.

6. Bir işi belli bir sıraya göre yapmak, zamanında tamamlamak, çoğu zaman işi mükemmel olarak bitirmekten daha önemli olabilir. Bu nedenle her zaman mükemmellik arayışı iyi sonuç vermeyebilir.

7. Zaman, aciliyet olarak ele alındığında da iyi kullanılması gereken bir unsurdur. Önemli olan işle, acil olan işi birbirinden ayırarak yola çıkmak daima iyi sonuç verir.

8. Kararsızlık da zaman açısından kayıp getirir, işe koyulmak ve harekete başlamak için beklemeyin. Kararlarınızı hemen uygulamaya geçirin.

9. Bir işi ertelemek tamamen zaman kaybıdır. Bugün ya da ya­rın mutlaka yapmak zorunda olduğunuz bir işi askıya almak da size zarar verir. Zamanınızı boşu boşuna öldürürsünüz!

10. Elinizdeki işler tamamlanmadan asla bir başkasına başlamayın. Zamanınızı korumayı bilin. "Zamanım yok" demek hiç bir sorunu çözmeyeceği gibi, zaman ayırmanız gereken sorunlarınızı da ertelemeniz anlamına gelecektir.

İnsanlar zamanın ancak yüzde 60’ına hükmedebiliyorlar, kişinin kontrolü dışındaki olaylar ise toplam zamanın yüzde 40’ını alıyor. Bu nedenle zamanın sadece hükmedilen yüzde 60’lık bölümü için zaman yönetimi uygulaması yapılabiliyor. Bu oranı yüzde 100’e çıkarmak ise mümkün olamıyor. Zamanın bu bölümünde 80/20 ilkesi önem taşıyor. Bu ilke, zamanının yüzde 20’si ile işlerin yüzde 80’ini, zamanın kalan yüzde 80’i ile de işlerin yüzde 20’sini gerçekleştirmekte olduğumuzu ifade ediyor.

Zamanını iyi bir şekilde yönetmek isteyen kişinin, yaşama (Ben ne olmak istiyorum? Hangi alanlar ilgimi çekiyor? vb) ve işe (Hangi işlerden zevk alıyorum? Nasıl motive olurum v.b.) ilişkin amaçlarını belirlemesi gerekiyor.

İyi Bir Zaman Yönetimi İçin Başlangıçta Uygulanması Gereken Bazı Hususlar Şöyle:
*Zamanın nerelere harcandığı belirlenmelidir. Bir ay süreyle her gün, her yarım saatte bir, yapılmış olan tüm işler kaydedin. Bu sıkıcı ancak önemli etkinlik, zamanınızın nasıl harcandığı konusunda önemli ipuçları verecek ve bir sonraki aşamaya sizi hazırlayacaktır.

*Kontrolünüz altındaki yüzde 60’lık zaman dilimini planlayın. Planlamayı mümkünse yıllık, aylık, haftalık ve günlük olarak, ama mutlaka yazılı olarak yapın. Böylece, kafanızdaki zaman planı unutulmaz, zihninizin meşguliyeti azaltılır, konsantrasyonunuz artar, tamamlanmayan işler unutulmaz, faaliyet arşiviniz olur.

*İşlerinizi önem derecesine göre sıralayın. Bunu yaparken ABC Analizi’ne başvurun. Şöyle ki: Mevcut görevlerinizin hangi yüzde 15’i çalışma zamanınızın yüzde 65’ini dolduracak kadar önemli (A görevleri). Mevcut görevlerinizden hangi yüzde 20’si çalışma zamanınızın yüzde 20’sini dolduracak kadar önemli (B görevleri). Mevcut görevlerinizden hangi yüzde 15’i çalışma zamanınızın yüzde 65’ini dolduracak kadar önemli (C görevleri)

*A’lar üzerinde yoğunlaşın, B’leri mümkün olduğunca devredin ve C’leri atmanın yollarını arayın.

*Tek bir işe yoğunlaşın ve işi bir kerede bitirin.

*10 yıl, bir yıl sonra kendinizi, işinizi, evinizi, ailenizi nasıl ve hangi noktada görmek isteğinizi belirleyin.

*“Bilmiyorum”, ’yardım istiyorum’, ’yanlış yaptım’ diyebilin.